Quand les KPI ne sont plus signes du mode "Command and Control"
Redéfinissez l'utilisation que vous faites de vos KPI
LE CONFINEMENT EN RÉVÉLATEUR DE DÉFIANCE
La sensibilité du collaborateur à la défiance est encore plus forte à distance et "dans son chez-lui". Nous en faisons tous l'expérience et l'observons autour de nous. Les appels du type "Bonsoir tu vas bien ? Alors on en est où ? Quoi de neuf aujourd'hui ?" ne sont pas ressentis de la même manière en face à face dans le bureau, que par un appel reçu dans sa cuisine. La distance et le fait pour le collaborateur d'être dans sa sphère privée changent beaucoup la sensibilité à ce type de question.
Ne serait-ce pas l'occasion de se demander si les indicateurs d'activité utilisés dans l'entreprise (d'ailleurs bien en berne chez beaucoup en ce moment) ne seraient pas perçus comme autant de signes de défiance ? Parlent-ils vraiment de ce qui est vu comme important de la réalité des opérations par le collaborateur ? Sont-ils simplement destinés à alimenter l'image de la réalité au "prisme de la vue d'en haut" ?
BÂTIR QUELQUE CHOSE DE BEAU AVEC LES PIERRES QUI ENTRAVENT LE CHEMIN
Goethe le disait déjà. Bien sûr nos entreprises collectives sont entravées. Et si l'occasion était saisie ? De profiter de cette mise à distance forcée pour savoir ce qui est important de l'endroit où se trouvent les collaborateurs ? Quelle bonne occasion de montrer aux collaborateurs que leurs points de vue sont importants pour voir la réalité. Mieux une diversité de points de vue écoutée et considérée dans sa richesse découverte à l'occasion d'un grand "Zoom"! Bien sûr la cohérence est à garder pour faire sens avec les indicateurs qui parlent de certaines réalités intangibles : malgré le coup de pouce de la puissance publique, les salaires vont bien être à payer, le volume d'affaires réalisées avec les clients reste aussi un indicateur porteur d'une vérité importante . Mais ce pourrait bien être là une occasion de les compléter.
QUAND LES KPI DEVIENNENT LE SIGNE VISIBLE D'UNE TRANSFORMATION AUTOUR D'UN SENS PARTAGE
L'occasion nous semble belle de réconcilier les personnes avec la transformation par le système de pilotage. Comment ? En associant les équipes de terrain à la définition des signaux réellement marqueurs de sens. Tiens un indicateur de moral des différents départements dans le Dashboard global de Management ?! Si ce n'est pas un signe que la transformation chez vous n'est pas qu'une intention en carton !
Réconcilier les personnes avec le projet via une vision réellement unifiée des opérations : c'est une des opportunités offerte par le confinement. Elle sera saisie par certains. Et pourquoi pas vous ?
Stéphane Robert, Directeur Essentiel Info
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3 questions pour un DAF par temps incertain. 2/3 S'adapter en Plombiers ou en architectes ?
Les effets en chaine de l'épidémie de COVID posent plus que jamais la question de la manière pour les organisations à devenir plus agile.
Dans un article éclairant sur la transformation Digitale publié ces derniers jours sur son profil Linked-in, Vincent Champain, le CDO et Digital Transformation Officer de Framatome, pose le sujet de la transformation avec la question, si importante, du "Comment". Pour reprendre ses termes évocateurs : « Faut-il conduire la transformation de l’entreprise en plombier ou en architecte ? ». Question stratégique à enjeux financiers réels, par les temps qui courent.
Vous êtes nombreux à avoir budgété pour 2020 des investissements pour améliorer vos systèmes, digitaliser vos processus ou votre front client, capitaliser sur vos données…
Ce début d’année vous pose surement la question : faut-il renoncer à vos investissements stratégiques pensés en architecte pour rendre votre organisation adaptable, collaborative et à son aise dans un environnement aux changements accélérés ? Est-il plus raisonnable pour protéger prudemment votre trésorerie, de réaliser seulement les investissements qui s’imposent et adapter l’entreprise « en plombier », en attendant de voir ?
Le Directeur Financier acteur majeur de la transformation vers plus d'agilité dans beaucoup d’ETI se pose peut-être la question : faut-il tout arrêter ? Qu’est-ce que cela veut dire concrètement pour cette année ?
Pour illustrer qu’il s’agit davantage d’une question d’approche que d’une question strictement financière, nous allons prendre un exemple ou justement le Directeur Financier n’a pas le choix de l’investissement.
Cela concerne une obligation règlementaire : celle qui s’impose aux sociétés cotées au 1er janvier 2021 pour la publication de leurs comptes 2020.
En effet, celles-ci ont l’obligation, à l’instar de leurs 5300 homologues européennes, d’adopter un nouveau format d’échange dématérialisé de leurs comptes sociaux.
Le standard ESEF (European Single Electronic Format).
Les banques et les Assurances françaises ont déjà répondu à une contrainte ressemblante ces dernières années, permettant aux régulateurs de collecter et d’analyser plus facilement leurs données.
Un champion français de la discipline, l’éditeur de logiciels Invoke, a pris le rang d’acteur mondial de référence sur le sujet, après 25 ans de travail acharné pour l'éditeur Rouennais.
Donc s’agit-il pour les sociétés cotées de traiter cette obligation règlementaire en investissant « en plombier » sur une solution permettant de « liquider » le sujet à moindre cout ?
Disons-le : c'est à notre avis une occasion manquée de penser l’avenir en architecte, et de s’adapter à un environnement en mutations (très) accélérées. Revenons à notre exemple.
Le reporting ESEF s’appuie sur un nouveau format d’échange de données.
Pour le dire schématiquement, il est question de contenu (les comptes de l’entreprise), de format d’échanges de ce contenu (tous les rapports financiers annuels devront être publiés sous la forme de page web au format xHTML, standard de présentation), et à l’intérieur de ces documents les états financiers consolidés en normes IFRS devront être « étiquetés » au format XBRL (standard d’organisation des données).
Pour faire une analogie, ces étiquettes ou tags sur les données financières, permettent de les classer, organiser, analyser beaucoup plus facilement, à l’image de votre smartphone qui vous classe les photos et vous propose des albums thématiques en fonction de critères associées à la photo (tags) au moment où elle est prise. L’utilisation d’une taxonomie/syntaxe unique permet ensuite des comparaisons entre entités européennes (Le Single de ESEF).
Le champ que cela ouvre est important ; présentation de données (ici reporting) quasi « holomorphique » et parfaitement adaptable, analyse simplifiée par un régulateur, une maison mère, un groupement professionnel sectoriel permettant des benchmark... ou encore alertes automatisées sur n’importe quel critère par exemple,…. Cela n’a pas l’air de grand-chose : parlez-en aux contrôleurs de gestion, ou aux consolideurs que vous connaissez.
Parmi les autres opportunités « offertes » par cette contrainte pour une entreprise : celle d’analyser sa communication financière. Les sociétés pourront, dans le cadre de l’ESEF, ajouter des indicateurs alternatifs de performance qui sont spécifiques à leur secteur ou à leur entreprise, pour les besoins de leur communication. A l'heure de la RSE c'est peut-être une bonne idée de se démarquer. Le collectif des jeunes polytechniciens qui a signé un manifeste pour dire qu'ils ne travailleraient pas pour des entreprises socialement irresponsables, ou Nicole Notat qui a créé Vigéo autour de ces idées il y a déjà de nombreuses années doivent s'en féliciter.
Au-delà de la question de ce que l’on communique dans un environnement plus ouvert qui peut sembler secondaire, l’ESEF offre aussi la possibilité d’expérimenter un autre sujet très important pour demain : certaines offres du marché, laissent un module ouvert à leur agence de communication, pour que les équipes internes et les équipes de l’agence partagent la même technologie et travaillent en temps réel sur les mêmes supports de travail : une réelle opportunité d’expérimenter le co développement, l’intelligence collective avec ses partenaires dans un éco-système rendu plus ouvert et communicant par la technologie.
Est-ce que ces questions sont un luxe pour les entreprises françaises dans la compétition mondiale ?
Certainement pas puisque la France et l’Europe rattrapent leur retard par rapport au reste du monde. Faut-il juste traiter la contrainte pour arriver au niveau des compétiteurs étrangers qui l’ont fait avant nous ou profiter de l’opportunité d’aller plus loin et de reprendre une longueur d’avance ?
N’y a-t-il pas, à l’image de cet exemple, un chemin par l’expérimentation, ou un court terme audacieux et concret vient au service d’une vision plus long terme, en l’informant par des faits et des retours d’expérience concrets.
N’est-ce pas aussi une question que nos pouvoirs publics peuvent se poser dans la manière de faire face aux défis très grands auxquels ils sont confrontés ?
Alors pour vous, ce sera « Plombier ou Architecte » ? ou « Plombier et Architecte » ?
2ème question de la série : 3 questions pour un DAF par temps incertain
3 bonnes questions pour un Daf, par temps incertain
Question 1. Sur une idée pas tout à fait neuve : la capacité d’adaptation (on dit agilité aujourd’hui ;)
Connaissez-vous le point commun entre Jeff Bezos, Peters en Waterman**, les 2 consultants de Mac Kinsey gourous du management dans les années 80, Arie de Geus l’auteur d’une analyse sur les entreprises centenaires**, ancien patron emblématique de la prospective chez Royal Dutch/Shell ?
Tous les 3 partagent la même conviction : pour développer et pérenniser le Business il faut, rechercher les invariants, les choses vraies hier et qui le sont encore aujourd’hui.
Jeff Bezos, le patron d’Amazon résume cela comme cela : “On me pose toujours la question de ce que sera devenu le business dans 20 ans, mais personne ne me demande ce qui n’aura pas changé. C’est dommage, car cette question est tout aussi intéressante, et c’est sur la réponse qu’on construit les Business de demain… »
Les auteurs du Prix de l’excellence* ou le pionnier de l’entreprise apprenante** cités plus haut ont orienté leurs recherches dans le même sens. Et savez vous ce qu'ils ont trouvé ?
Un 1er point clé : les entreprises championnes ou multi-séculaires ont un même point commun : la capacité d’adaptation.
Rien de nouveau sous le soleil ; direz-vous peut-être ? C’est vrai : la bonne question, la question difficile concerne la mise en œuvre.
En quoi cela concerne-t-il le Directeur Financier ? Parceque les processus d’information qu’il anime déjà sont un excellent support pour cela.
Que faites-vous pour que le processus d’informations financières développe l’autonomie et la capacité d’adaptation des acteurs de votre organisation ?
Cela nous semble être une question pertinente… spécialement par temps incertain
A très vite, pour une 2ème question.
* Le Prix de l’excellence, le secret des meilleures entreprises. Thomas Peter, Robert Waterman
https://www.eyrolles.com/Entreprise/Livre/le-prix-de-l-excellence-9782100583027/
** La pérennité des entreprises. L’expérience des entreprises centenaires au service de celles qui veulent le devenir
https://www.eyrolles.com/Entreprise/Livre/la-perennite-des-entreprises-9782840011286/
Le reporting financier collaboratif et partagé
Amorce efficace d’une transformation par les données.
En terme d’outils de reporting comptable et financier d’entreprise notre expérience recense 2 types de situations :
Pour le reporting financier : Dans les PME, Excel est la solution la plus largement utilisée pour manipuler des données comptables et produire des états financiers. La croissance de l’activité rend souvent cet usage inadapté (volumétrie, temps de traitement, dépendance à des compétences clés, sécurité…)
Dans les organisations de plus grandes tailles, tels que les groupes de sociétés : les Directions des Systèmes d’Information ont travaillé pour organiser et structurer l’accès à la donnée et produire des reporting normés via des progiciels dédiés. Ces logiciels de reporting financier, dont un nouveau représentant apparaît régulièrement, sont bien connus des Daf.
Malgré cela - y compris dans les groupes équipés d’outils dédiés - l’usage du tableur microsoft continue de prospérer lorsqu’il est question de reporting financier.
Pour quelles raisons ?
A notre avis, l’autonomie que cet outil donne aux utilisateurs et la maîtrise pour ces derniers d’un environnement simple pour compiler, manipuler et présenter des données est aujourd’hui encore inégalée malgré ses limites. Cette capacité d’adaptation permet à chaque collaborateur d’apporter une brique singulière au processus de construction des différents états financiers.
Quels sont les enjeux en terme de transformation Digitale ?
Le reporting financier, par le partage de mesure d’activités et d’objectifs sur les ressources et les charges offre un excellent prétexte pour associer les utilisateurs à la définition des changements. Son avatar : le processus d’élaboration budgétaire le 1er maillon le plus efficace d’une politique de transformation digitale conduite par la donnée financière.
En résumé, fonder la collaboration sur du concret, de la transparence et du sens pour responsabiliser, et améliorer la qualité des données et des décisions est très efficace. Cela semble d’autant plus nécessaire que la taille de l’organisation éloigne certains acteurs clés des opérations. Pour une de nos clients en charge de l’Operational Performance Strategy dans une entreprise multinationale « Organiser le pilotage financier autour d’outils simples est une vraie force pour les grandes organisations car cela permet de responsabiliser les acteurs à différents niveaux de l’organisation. Donner la possibilité à ces acteurs d’analyser de l’information validée et partagée, c’est aussi leur permettre d’identifier les défaillances dans les process opérationnels et traiter les dérives à la source. »
Cela est résumé en une phrase par le DSI d’un de nos clients loueur de véhicules longue durée : « Nous prenons chaque jour un peu plus conscience que le pilotage de notre projet de changement d’ERP doit se faire par le sens . La diffusion élargie du reporting Financier y a largement contribué. »
Notre pratique nous a montré que pour faciliter l’accompagnement aux changements, il existe deux éléments clés :
- Établir des consensus
- sur la situation de départ,
- le but à atteindre,
- et les changements à conduire,
- Simuler les effets réels de ces changements.
Un reporting financier largement partagé peut ainsi présenter un autre avantage : il est facilitateur de la transformation car il augmente la conscience du lien entre appropriation des process et qualité de l’information restituée. Quel DG ou Directeur commercial ne s’est pas posé la question un jour de la véracité d’un chiffre et a cherché à le justifier en allant chercher le détail ? Il en va de même pour les différents acteurs intéressés par le partage de cette donnée.
Un reporting financier partagé va étendre ce réflexe et cette conscience du lien entre qualité d’un résultat présenté et qualité de la donnée unitaire. Il permet d’évoluer d’une simple édition d’états vers un reporting analytique plus efficace.
C’est un vrai bénéfice aussi dans la pratique de la DSI. La conscience des liens entre données et indicateurs restitués, stimule l’appropriation du sens des process par les collaborateurs.
Ainsi, comme l’exprime un autre Directeur Financier d’une entreprise ayant connus de grands changements dans ses activités : « C’est la compréhension partagée du métier de l’entreprise et la finesse du référentiel, qui permet de passer facilement des indicateurs chiffre d’affaires et parts de marché attendus par le Fondateur hier, aux indicateurs sur la rentabilité demandés par l’actionnaire principal aujourd’hui. C’est aussi un référentiel de qualité et des outils simples qui permettent aux opérationnels d’avoir la vue sur l’utilisation des ressources qui les intéressent au jour le jour pour que l’entreprise soit "analytique" jusqu’au plus près des opérations ».
Pour conclure, le large partage du reporting financier permet :
- D’augmenter la conscience du lien entre qualité des données saisies et indicateurs restitués,
- Stimule l’appropriation du sens des process par les utilisateurs, et donc leur permet au besoin de les adapter,
- Favorise les occasions d’échanges sur la base de faits connus et concrets,
Il peut-être en cela une amorce efficace d’une politique de transformation plus large conduite par les données.
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Pour compléter votre lecture : la définition du reporting financier et analytique
Comment faire du Big Data ? La voie la plus simple pour réussir
Dans votre entreprise aussi, le sujet est fiévreusement sur toutes les lèvres ? Comment faire du Big Data ? Comme si la réussite et la transformation de vos activités pour survivre à la "transition fulgurante" ne dépendaient que de ça. On comprend le sentiment de vertige prenant ceux qui ne disposent même pas encore de l'information nécessaire pour piloter facilement leur budget ou anticiper l'évolution de leurs activités. Mais "puisqu'il faut y aller, il faut y aller" !
N'est-ce pas ce qu'ont fait les géants qui réussissent ? Jeff Bezos n'a-t-il pas propulsé Amazon au firmament de la distribution en surfant sur la technologie et les données ?
" Trop cher et compliqué pour nous!", disent peut-être certains esprits chagrins autour de vous. Confiance ! Vous avez tout pour réussir. Suivez le guide.
La recette est très simple : frugalité des moyens techniques pour inciter vos équipes à mettre le sens au coeur de la démarche. En matière de data, une 2ème clé : aller à l'essentiel et ignorer le superflu. Seiri, comme disent les japonais ; supprimez l'inutile !
Un repère tout simple pour vérifier que les proportions sont bonnes : pas plus de 35 EUR de dépenses de technologie pour 65 EUR de dépenses en hommes et en méthodologie ! Conseil d'Intégrateur ;)
Le Big Data, c'est quoi ?
Qu'est-ce donc que cette Big Data ? L'expression courante recouvre 2 réalités. Une formidable opportunité, via la digitalisation des points de contact et la généralisation d'usage de capteurs dans les fameux IOT (objets connectés), de connaître le détail de la vie de vos produits et des préférences de vos clients. Autrement dit, une opportunité unique de développer vos ventes, fidéliser, améliorer la qualité, vous transformer. Mais Big Data désigne aussi, et avant tout, la masse des données générées. Il est fondamental de ne pas confondre les 2. Une opportunité d'un côté, un problème d'infobésité à gérer de l'autre.
Une série de questions éthiques et techniques, et un peu de temps pour les traiter
Ce serait donc une question de systèmes d'information à régler ? Pas de problème, car vous avez sous la main un DSI compétent. Mais où est-il et que fait-il en ce moment ? Il est héroïque, car il est sur tous les fronts ! Transformation digitale des front-office, intégrations de vos systèmes avec les Tiers, dématérialisation continue des flux, en garantissant toujours la continuité de l'activité... Heureusement dans plus en plus d'endroit un renfort récent, avec l'arrivée d'un Chief Data Officer pour gérer la masse exponentielle de données.
Rien que sur ce sujet, pas plus big que les autres, une bonne liste de questions à régler : quels outils de collecte pour ces nouvelles données ? Où les stocker ? Avec quel mode de stockage distribué ? C'est tout juste si vos geeks maison s'y retrouvent avec des technologies nouvelles qui s'enchaînent. Cela serait presque tentant d'occulter une partie des questions juridiques et éthiques. Quelles données peut-on et doit-on conserver ? Doit-on se laisser tenter par d'alléchantes offres dans le Cloud, mais permettre un jour à des tiers U.S. d'y accéder, via le Patriot Act par exemple ? Car après tout il est possible de se dire, "qui sommes-nous et qui pouvons-nous intéresser ?" Faut-il vraiment monter et gérer un environnement hybride ou On premise plus protecteur pour vos consommateurs et votre innovation ? Référentiel ? Qualité ? RGPD ? Protection des données ? N'en jetez plus, le sujet Data semble de loin terriblement compliqué.
Vers où tourner le regard alors ? Car tout le monde en parle ! Vos traditionnels conseils en stratégie, font maintenant de la transformation digitale. Ils ont fraichement embauché des Data Scientists pour rester dans la course. Les intégrateurs spécialistes de la BI (Business Intelligence) en contact avec votre DSI font maintenant de la stratégie !? Heureusement qu'il reste les éditeurs de logiciels cités par le Gartner... mais ne vous ont-ils pas déjà déçus avec cette dernière nouvelle technologie qui devait tout révolutionner ?
"Confiance", vous dis-je, vous avez déjà tout pour réussir !
Mais revenons à Jeff Bezos, le patron d'Amazon le champion de l'adaptation. Que dit-il lui ? En substance, "On me pose toujours la question de ce que sera devenu le business dans 20 ans, mais personne ne me demande ce qui n'aura pas changé. C'est dommage, car cette question est tout aussi intéressante, et c'est sur la réponse qu'on construit les Business de demain..." Il complète "pour Amazon c'est le délai et le prix", un résumé de l'expérience client pour le distributeur qu'il est.
Le bon sens et les hommes en renfort de la DG
Car Jeff Bezos nous parle de la vocation d'Amazon. Le fameux Why de Simon Sinek, dont vous parle votre directrice marketing à chaque fois que vous la croisez. Qu'est-ce qui ne va pas changer dans votre métier ? Quels sont les indicateurs mesurant ces invariants ? C'est une première bonne question.
Il y en a d'autres. Que souhaite-t-on apprendre ? Quelle question veut-on éclairer par ces données ? Il est ensuite possible de rassembler toutes les informations utiles pour mener à bien l'enquête. Prévoir les inconvénients possibles, et les répercussions secondaires est judicieux, vous le savez. À quoi bon, par exemple, collecter une information, dont la volumétrie va être un obstacle à l'analyse ? C'est la question que pose l'un des chefs de projet de la plus grande base de données européenne jamais réalisée.
"En fait, la question est : comment ne pas faire du Big-Data ?". Comment ne pas rendre sourde la tête de l'organisation par un bruit de données en réussissant à filtrer aux différents niveaux de l'entreprise les informations inutiles et en laissant passer celles qui sont pertinentes ?" C'est plus une question d'hommes et d'analyse des besoins réels que de systèmes. La loi de l'obésité de ces big data est la suivante : elles seront d'autant plus big que l'indétermination de l'objectif sera grande.
Pour maîtriser la data et réussir à entrer de plain-pied dans cette nouvelle ère digitale, il faut donc mettre l'essentiel au coeur de la démarche. L'entreprise dans l'axe de sa vocation. L'homme et son bon sens au coeur des changements. N'est-ce pas ce que font les Hénokiens, ces entreprises familiales pluri-centenaires, qui ont réussi à passer les modes et les années en misant sur les hommes ?
Illustrons l'importance des hommes avec 2 sujets clés pour les données. La question des référentiels en premier : pour trier des choux, de carottes, des fraises et des poires, il est intéressant de distinguer les fruits des légumes, puis éventuellement de faire appel à la notion de "Vegetable" pour pouvoir toutes les sommer.
Qui va créer une classification sensée ? L'intelligence Artificielle ? Surement pas la première fois. Cette grille de lecture est pourtant décisive pour l'analyse efficace de votre activité. Elle conditionne aussi la maîtrise de la communication aux régulateurs, à votre maison-mère, à vos filiales ou encore permet de s'étalonner avec les meilleurs du secteur. Là aussi c'est d'abord une question liée à l'intelligence du métier.
Autre exemple : la qualité des données. Toutes les personnes qui se sont penchées sur le sujet savent qu'une des clés est d'associer les collaborateurs en faisant en sorte que la collecte fasse sens pour eux.
La recette n'est pas si compliquée. Évitez l'inutile et laissez de la place aux Hommes
D'abord le sens, c'est toute la recette du Lean Data Management : frugalité des moyens techniques pour inciter l'homme à aller à l'essentiel et à ignorer le superflu, mode effectual et itératif pour obtenir vite des résultats concrets, échanges bienveillants entre DSI et hommes des métiers, en conscience des contraintes et des limites de chacun, pour aller dans une direction bien identifiée.
Concluons avec Elon Musk, le patron des "barbares" cité par Jean Staune le fameux prospectiviste français. Elon Musk s'est attaqué avec succès au marché de l'automobile (Tesla), à la Nasa (Space X), ou encore à Google et Facebook sur la question de l'Intelligence Artificielle. Qu'a-t-il fait dernièrement ? Il a créé Neuralink qui travaille sur l'interface homme/machine pour permettre à l'Homme de rester dans la course face à l'Intelligence Artificielle. L'homme et la technologie ensemble pour réussir, voilà le rêve fou du visionnaire américain. N'est-ce pas ici aussi une question de bon dosage ?
Le reporting collaboratif : encore un rêve pour beaucoup d’entreprises
Dans ces marchés en pleines mutations que connaissent vos entreprises, il ne suffit plus de savoir produire, de vendre, d’exceller dans les process. Vous créez de la valeur pour et avec vos clients ! Encourager l’innovation, favoriser la co-création, partager l’information. Le reporting collaboratif est un enjeu majeur pour nombre des entreprises.
Le partage de l’information avec Excel est-il encore possible ?
Quels que soit les outils sophistiqués mis en place par les DSI pour faciliter la collaboration, sur de nombreux sujets financiers, Excel n’a pas été délogé de sa place d’outil « à tout faire » le plus utilisé. La limite de ce couteau suisse du Directeur Financier c’est que l’information est statique pour les utilisateurs d’Excel. Chaque service travaille sur ses propres prérogatives, réalise ses reportings sous Excel et les sauvegarde sur le serveur de l’entreprise. Pour permettre une diffusion de cette information, les reportings sont envoyés par mail aux différentes équipes ou mis à disposition sur le serveur commun, sur Google Drive ou le Cloud de l’entreprise. Les équipes peuvent ainsi avoir accès aux documents et les consulter à volonté.
Souvent, ces tableaux de bord sont complexes car ils comportent beaucoup d’informations issues de diverses sources (outils de gestion, saisies des utilisateurs, budget, etc.), des formules imbriquées… La construction du tableau ne faisant pas toujours sens pour ses lecteurs, le reporting n’est donc maniable que par l’auteur. Parfois, lorsque le tableau est consulté par un autre lecteur, il lui est impossible de le mettre à jour ou de le recalculer, sans peine d’obtenir un message d’erreur ou pire de « détruire » l’architecture du reporting…
Les atouts du reporting collaboratif
Pour répondre à ce manque d’accès à l’information, les outils du reporting collaboratif se sont largement développés, mettant à disposition des entreprises des moyens efficaces pour permettre une diffusion de l’information en temps réel et des données à tout moment justifiables. L’objectif de ces outils est de créer une dynamique collective pour gagner en productivité et qualité de travail. L’accès à l’information est sécurisée par un identifiant et un mot de passe, les utilisateurs peuvent à tout moment consulter un fichier auquel sont attachés des droits de lecture et d’écriture et peuvent ainsi recalculer le classeur avec les données du jour et tout ceci sans obligatoirement disposer d’Excel. Ces bibliothèques interactives s’implantent dans une économie du partage et du savoir et forment ainsi un avantage concurrentiel simple pour les entreprises d’aujourd’hui.
Rédigé par Stéphanie Cambianica
En bref
Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management et propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.
Collecter des données de qualité et les exploiter en toute confiance : c’est possible !
C’est le terme de saison avec ses compères Digital et Numérique : Le terme Data est dans toutes les bouches. Les moyens de collecte d’informations se multiplient. Nouveaux canaux de communication, web et réseaux sociaux ou autres informations collectées sur les clients, sources de données externes et déjà les IOT (vous savez, votre Frigo qui communique seul avec le Drive de votre distributeur préféré !).
L’Homme est-il la clef de la réussite ?
2 faits acquis pour commencer : les systèmes d’information sont au cœur de la stratégie de presque toutes les entreprises ; l’efficacité de ces systèmes et la qualité de l’information qu’ils traitent ont rendu incontournable la donnée pour les entreprises. Quel que soit le métier, tous les acteurs sont concernés, à la finance comme au marketing, au commercial autant qu’à la production, au supply chain comme aux ressources humaines.
Cependant, un constat est largement posé : seules, les données ne valent rien. Elles ont besoin d’être maîtrisées, analysées et exploitées par les collaborateurs de l’entreprise pour produire de la valeur ajoutée. Où on redécouvre qu’à l’heure naissante de l’Intelligence Artificielle et du Deep Learning, il est important d’investir sur l’Homme. C’est lui la clé de la réussite ! Il est nécessaire d’y sensibiliser les collaborateurs et de nombreuses organisations investissent pour leur donner tous les moyens de maîtriser les données.
Le simple Excel garant de la fiabilité des données ?
Comme chacun le sait, Excel est un tableur. Il permet la création de tableaux divers en 2 dimensions, liant formules et illustrations graphiques pour dynamiser le contenu. Au fils du temps, un milliard d’utilisateurs d’Office dans le monde ont exploité toutes les possibilités Excel pour collecter, stocker et traiter l’information. Par conséquent, l’usage qui en est fait dans la plupart des entreprises dépasse les visées initiales du petit logiciel. C’est pourtant lui qui est encore utilisé dans beaucoup d’endroits par les utilisateurs métiers pour vérifier la redondance d’une information, retraiter des données comptables ou clients.
Comment éviter le data crunching ? Ou encore réconcilier des données de différentes sources sans risque d’erreur ? Pour automatiser certaines manipulations et fiabiliser les données, nombreux sont les services qui recourent, au grand Dam de leur IT, à des compétences expertes en Excel, générant ainsi une dépendance des utilisateurs à un expert au sein d’un service. Une situation qui peut devenir gênante pour les entreprises.
Comment la BI agile répond aux limites d’Excel ?
Depuis quelques années, des outils de Business Intelligence agiles se sont développés, y compris chez Microsoft lui-même pour répondre aux limites d’Excel apportant de la liberté et de la souplesse aux entreprises. Sans complexité technique, il est aujourd’hui possible d’automatiser ses rapports et d’exploiter ses données en s’assurant de leur fiabilité tout au long de la construction des états, sans dépendance à l’IT ni à un expert Excel.
En bref
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Quand l’urgence est le quotidien du contrôleur de gestion
Aujourd’hui, les actionnaires ou CODIRs de nombreuses grandes entreprises attendent les rapports sur l’état de l’activité dès le lendemain de la date d’arrêté de la période, du trimestre voire de l’exercice. Le temps réel est en passe de devenir le standard, l’urgence la règle.
Des reporting toujours plus en temps réel
Les données du mois dernier ne suffisent plus. Prendre les bonnes décisions et adapter la stratégie de l’entreprise dans un environnement en transformation est un exercice difficile. Les CODIRs exigent une connaissance fine et précise de l’activité pour les y aider.
Avec des moyens souvent inchangés, les équipes du contrôle de gestion doivent mettre les bouchées doubles et produire des reporting dans l’urgence avec un volume de données qui explose, au sein de Directions Financières résolument tournées vers une meilleure valorisation de la Data.
Un temps de contrôle important pour limiter le risque d’erreur avec Excel
Dans cette course contre la montre, les sources d’erreurs sont multiples. Les équipes se pressent. Elles collectent et traitent manuellement les données dans un tableur, le data-crunching leur prend beaucoup de temps, les copier/coller successifs ne sont pas sûrs et ne permettent pas de vérifier la provenance de l’information insérée dans le tableur. Les contrôles sont nécessaires mais chronophages car ils sont souvent faits manuellement, ligne par ligne parfois. Une erreur de saisie ou un oubli de vérification d’une cellule peut facilement passer à la trappe. La réconciliation des comptes est une étape délicate, et non automatisée, le risque d’erreur zéro n’existe pas.
Du fait de ces nombreuses opérations manuelles, le risque d’erreur est important et celui-ci augmente d’autant plus avec les délais urgents imposés. Les équipes du contrôle de gestion ont une épée de Damoclès au-dessus de leur tête. Au mieux leur réactivité est critiquée, au pire la qualité de leurs rapports est en danger.
Quelle nouveauté du côté des outils ?
De nombreuses solutions de Business Intelligence limitant le data-crunching par les équipes métiers tout en sauvegardant leur autonomie existent. En automatisant les reporting, certains outils de BI agile octroient à leurs utilisateurs beaucoup plus de temps à l’analyse. Et pour les meilleurs d’entre eux, sans complexité technologique.
En bref
Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management et propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.
Un volume de DATA qui explose : Excel pourrait-il vous assurer un suivi de qualité des données à l’ère du Big Data
Selon une étude parue récemment dans Les Echos, la masse d’informations mondiale était de 100 millions Go en 2001, de 1,2 milliard en 2012 et sera de 35 milliards en 2020… soit en moins de 8 ans, un volume de données trente fois plus important ! Celles-ci sont issues des outils de gestion classiques des entreprises (Sage ou SAP par exemple), des données historiées ou externes, bien entendu des réseaux sociaux et des informations collectées sur les clients dans tous les nouveaux canaux digitaux et déjà bien sûr des premiers objets connectés.
L’exploitation de sources de données multiples : Excel est partout utilisé mais est-il toujours adapté ?
De nombreuses PME, mais aussi des ETI ou des divisions métiers de groupe stockent dans Excel les informations collectées puis les analysent, réalisant ainsi des reportings simples ou complexes mettant en relief l’information essentielle dont elles ont besoin. Grâce au tableur ou à d’autres outils plus évolués dans des entreprises plus richement dotées, La DATA est triée et mise à la forme souhaitée... Une question importante se pose partout, à laquelle les entreprises réfléchissent mais n’ont pas véritablement mis en place de réponses fiables : Comment s’assurer de l’exactitude des données provenant de tiers, d’outils ERP ou des réseaux sociaux ? Une fois les données regroupées sur un fichier Excel ou dans une base de données, le reporting créé et les résultats escomptés affichés, comment justifier un montant ou simplement une information erronée ? Les entreprises sont de plus en plus confrontées à ce problème : Excel permet à l’utilisateur métier de nettoyer les données mais n’est pas fait pour stocker un important volume d’information ; à l’inverse les outils dédiés à traiter le Big Data sont quant à eux exploités par des techniciens souvent bien loin du métier et du sens de la donnée. Le volume d’information grandissant en même temps que ses sources se multiplient, il devient crucial pour les entreprises de réussir à combiner le travail des hommes et des technologies d’aujourd’hui pour fiabiliser leurs données.
Des nouveaux outils présents sur le marché ?
La révolution fulgurante actuelle change les habitudes de la société et participe à l’explosion exponentielle du volume de données collectées. La masse d’informations créée encourage et favorise la création de nouveaux supports, de nouvelles méthodes et outils, voire de nouveaux métiers avec les recrutements qu’on commence à observer de Data Analyst, Data Scientists ou autres Chief Data Officer. Cette opportunité de création de valeur s’appuie sur une nouvelle génération d’outils dépassant les limites d’Excel et qui permettent à l’Homme de collecter, stocker, traiter, visualiser et utiliser les données d’une entreprise, quelle que soit sa source, avec un suivi de qualité permettant de s’assurer à tout moment de l’exactitude de l’information.
En bref
Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management et propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.
BI, révolution numérique et autres changements: les outils agiles sont-ils vraiment utiles ?
Par Stéphane ROBERT, Directeur Associé d’ESSENTIEL INFO. Cet article cite des témoignages recueillis lors du dernier séminaire clients organisé par le Cabinet de conseil et d’intégration de Systèmes d’Information Décisionnels.
Intégrateur d’outils informatiques destinés à faciliter la compilation d’information et la prise de décision depuis 10 ans, nous avons constaté que l’usage d’Excel pour manipuler des données et produire de l’information reste très présent. C’est tout aussi bien le cas dans des PME dont la croissance rend cet usage inadapté (volumétrie, temps de traitement, sécurité,…) que dans des groupes où l’usage du tableur prospère alors que les Directions des Systèmes d’Information ont travaillé pour organiser et structurer l’accès à la donnée via des projets souvent couteux. Pour quelles raisons ? A notre avis, l’autonomie des utilisateurs dans Excel et la maîtrise d’un environnement simple pour compiler, manipuler et présenter des données, qui est aujourd’hui encore inégalée malgré ses limites. Cet article est un plaidoyer pour inciter les DSI à organiser, un accès sécurisé à l’information et une Business Intelligence agile, en Self-Service, dans un environnement déjà connu par les utilisateurs métiers, à travers quelques histoires…
L’usage d’Inside XL : un formidable apport dans la définition d’une vision claire et partagée du métier de l’entreprise.
Etablir des consensus sur la situation de départ, le but à atteindre et les changements à conduire, et simuler les effets réels de ces changements dans des environnements de tests.
Comme l’évoque un client, Responsable BI dans une grande Fondation, organiser la possibilité d’un droit à l’erreur via des environnements de tests est une bonne manière d’avancer rapidement : cela permet d’établir un consensus sur la situation de départ et les process à mettre en oeuvre. « Nous mettons les données à disposition des utilisateurs métiers dans un environnement de BI agile Inside XL. Ils échangent, évaluent et suggèrent ensuite des améliorations. Nous consolidons ensuite dans l’outil de Corporate BI* où nous libérons les données » : Rapidité et efficacité augmentées par la collaboration sur des cas concrets.
Fonder la collaboration sur le concret, la transparence et le (bon) sens pour responsabiliser, améliorer la qualité des données et des décisions.
Ces outils à la main des utilisateurs permettent ainsi de les associer à la définition des changements. Cela a pour avantage d’améliorer la qualité des process aussi bien que de remettre la réalité au centre des échanges. Cela semble d’autant plus nécessaire que la taille de l’organisation éloigne certains acteurs clés des opérations. Pour une autre cliente en charge de l’Operational Performance Strategy dans une entreprise multinationale « Organiser le pilotage des activités autour d’outils simples est une vraie force pour les grandes organisations car cela permet de responsabiliser les acteurs à différents niveaux de l’organisation. Donner la possibilité à ces acteurs d’analyser de l’information validée et partagée, c’est avant tout leur permettre d’identifier les défaillances dans les process opérationnels et traiter les dérives à la source. »
*Corporate BI : système d’information décisionnel d’entreprise, généralement composé d’outils d’Extraction, de transformation et de chargement de données, d’entrepôt de données et d’outil(s) de restitution administré(s) par la Direction des Systèmes d’Information (DSI). Ces outils évoluent suivant un processus organisé de spécification par les utilisateurs, réalisation par la DSI, tests et validation et mise en production. Ce processus peut-être long mais garantit la maîtrise, la cohérence et la qualité des données mises à disposition des utilisateurs.
Inside XL pour développer une culture de la donnée
Augmenter la conscience du lien entre appropriation des process et qualité de l’information restituée.
Il nous semble y avoir un vrai bénéfice à intégrer dans la pratique de la DSI, les liens entre l’appropriation du sens des process par les collaborateurs et la mise en place d’un outil permettant tests et implication des métiers d’une part, la qualité de la donnée et la rapidité des décisions et des adaptations d’autre part. Cela nous semble résumé en 1 phrase par le DSI d’une grande entreprise de location moyenne durée : « Nous prenons chaque jour un peu plus conscience que le pilotage de notre projet de changement d’ERP doit se faire « par le sens ».
Partager une vision claire du métier, du sens des process et du référentiel de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exprime un Directeur Financier d’une entreprise ayant connu de grands changements ces 18 derniers mois, « C’est la compréhension partagée du métier de l’entreprise et la finesse du référentiel, qui permet de passer facilement des indicateurs chiffre d’affaires et parts de marché attendus par le Fondateur hier, aux indicateurs sur la rentabilité demandés par l’actionnaire principal aujourd’hui. C’est aussi un référentiel de qualité et des outils simples qui permettent aux opérationnels d’avoir la vue sur l’utilisation des ressources qui les intéressent au jour le jour pour que l’entreprise soit « analytique » jusqu’au plus près des opérations ».
Associer les utilisateurs métiers sur l’ensemble du cycle de l’information, de la saisie à la restitution de la donnée.
Un autre client Responsable du Contrôle de gestion et du projet Compliance dans un laboratoire pharmaceutique, atteste de l’intérêt d’associer les utilisateurs métiers sur l’ensemble du cycle de l’information, de la saisie à la restitution de la donnée. « Nous avons donné la vue à tous les Attachés Scientifiques sur le nombre de reporting de Compliance incomplets de chacun. Cela a permis d’améliorer la qualité de la saisie par les Attachés Scientifiques les moins rigoureux et par un effet de boucle vertueux d’obtenir aujourd’hui une excellente qualité de nos indicateurs ».
Une Business Intelligence agile et Collaborative au service du changement
Développer des capacités de simulation pour se préparer aux changements et décider vite.
« Nous changeons d’actionnaire majoritaire tous les 5 ans. Aujourd’hui je considère cela non pas comme une difficulté mais comme un changement stimulant.» Cette attitude positive face au changement, exprimée par une autre Directrice Financière est le résultat d’une confiance confortée par de précédentes adaptations réussies. Adapter un reporting à un nouvel actionnaire, réévaluer la qualité de la politique commerciale, démontrer la maîtrise de son Besoin de Fonds de Roulement étant ainsi considérés comme autant d’opportunités d’améliorer l’excellence opérationnelle. Le pilotage par la valeur actuelle et future nécessite une connaissance et une standardisation des process tout autant qu’une certaine capacité de simulation. Ces capacités de simulation préparent aux changements et permettent de décider vite lorsque ceux-ci se présentent. Ainsi pour, l’ex DG d’une entreprise des Médias, c’est la maîtrise parfaite de ses coûts de revient et de ses marges qui « permet dans un contexte de retournement de marché de décider très rapidement de l’achat d’un nouvel équipement ou de l’intérêt d’un nouveau marché ».
En résumé, voici 8 bonnes raisons d’intégrer Inside XL dans votre Système d’information décisionnel :
1) Il facilitera l’établissement d’un consensus sur la situation de départ, le but à atteindre et les changements à conduire,
2) Il permettra de simuler les effets réels de ces changements dans des environnements de tests,
3) Il contribuera au partage d’une vision claire du métier, du sens des process et du référentiel les décrivant,
4) Il fondera la collaboration sur le concret, la transparence et le bon sens,
5) Il responsabilisera chacun dans l’amélioration de la qualité des données et des décisions,
6) Il contribuera à développer une culture de la donnée, et incitera chacun à progresser dans les savoir-faire pour collecter, traiter et protéger une volumétrie importante de données,
7) Il démontrera l’importance des capacités de simulation pour mesurer la valeur actuelle, simuler la valeur future et se préparer aux changements,
8) Il confortera la confiance et amènera chacun à considérer le changement comme une opportunité de progrès.
Associer la mise à disposition d’Inside XL aux outils de Corporate BI ?
Dans de nombreuses organisations on oppose encore Business Intelligence d’entreprise, où la DSI aurait l’initiative de donner aux utilisateurs l’information nécessaire pour décider et self-service BI où les utilisateurs métiers accèdent aux données dont ils ont besoin pour prendre des décisions sans devoir faire appel à l’IT à chaque question. De notre point de vue les 2 approches sont très complémentaires et la question à résoudre pour la DSI est plutôt : de quelle manière organiser la mise à disposition des 2 types d’outils pour donner la réactivité et la capacité d’adaptation dont les organisations ont besoin dans une ère de changements accélérés ?
Business Intelligence et changements : quelles bonnes pratiques ? Une incitation forte à piloter le changement par le (bon) sens
Ce mardi 8 décembre 2015, s’est tenu au Novotel de la Porte d’Italie, la 7ème édition du séminaire clients d’ESSENTIEL INFO. Extraits d’échanges sur le thème « Business Intelligence et changements : quelles bonnes pratiques ?» qui constituent une incitation forte à piloter le changement par le (bon) sens, par Stéphane ROBERT, Directeur Associé, du Cabinet de conseil et d’intégration de Systèmes d’Information Décisionnels parisien.
« L’importance fondamentale d’une vision du métier et d’un référentiel de qualité. »
« Nous changeons d’actionnaire majoritaire tous les 5 ans. Aujourd’hui je considère cela non pas comme une difficulté mais comme un changement stimulant.» Cette attitude positive face au changement, exprimée par Ginette GABRIEL, Directrice Financière de CTN a donné le ton des échanges. Adapter un reporting à un nouvel actionnaire, réévaluer la qualité de la politique commerciale, démontrer la maîtrise de son Besoin de Fonds de Roulement apparaissant ainsi plutôt comme autant d’opportunités d’améliorer l’excellence opérationnelle.
Pour Thomas CHRISTIN, ex DG d’EUROMEDIA, la maîtrise parfaite de ses coûts de revient et de ses marges est vitale. Elle permet dans un contexte de retournement de marché de décider très rapidement, par exemple de l’achat d’un nouveau matériel ou de la prise d’un marché. Il met ainsi le doigt sur le lien crucial entre qualité du Référentiel et pertinence de la décision.
Une maîtrise des coûts et du référentiel intimement liée à la bonne compréhension des process, comme l’a souligné Nicolas ZEGARRA, Responsable du Plan Minier chez AREVA. Le pilotage par la valeur actuelle et future, nécessite une connaissance précise et une standardisation des process tout autant qu’une certaine capacité de simulation.
« Développer des capacités à collecter, traiter et sécuriser les données »
Frédéric LE DREN, DSI d’AXA Direct Protection souligne aussi l’importance d’une capacité à traiter une volumétrie importante de données. « La technologie permet d’imaginer être bientôt en capacité d’intégrer par exemple des données de capteurs présents dans les véhicules (freins, régime moteur,…) avec des données de géolocalisation et de circulation pour noter les profils des conducteurs. Ces ranking pourraient ensuite être intégrés à un profil de risque et pris en compte dans l’estimation de la valeur future d’un contrat d’assurance auto ». Redistribution des cartes en vue dans de nombreux secteurs, où les géants qui possèdent et maîtrisent la donnée tels que les GOOGLE, AMAZON, APPLE, FACEBOOK et autres acteurs moins voyants tel qu’AUTOLIB. par exemple, se trouvent en position d’entrer sur de nombreux marchés face à des acteurs en place pas tous spécialistes de la donnée et de sa sécurité.
« Un intellectuel assis va moins loin qu’un con qui marche ». Ludovic LABBE, le DSI de LEASECOM, qui cite Michel AUDIARD nuance immédiatement en expliquant qu’il s’attache à discerner quels petits changements apportent le plus de gains même s’il considère l’action comme une des clés du succès.
« Mettre en place les conditions d’une Business Intelligence agile et Collaborative »
L’intérêt d’une approche tactique est confirmée par Frédéric LE DREN : « Notre entité créée en 2010 représente aujourd’hui 20 millions d’euros de Chiffre d’affaires et est présente dans plusieurs pays européens. Nous avons préféré, aux gros outils référencés par le groupe, des outils plus simples et souples dont nous avions la parfaite maîtrise pour pouvoir faire des prototypes et garder de l’agilité ».
Pour Yao SOGADZI, Responsable BI à la FONDATION DE FRANCE organiser la possibilité d’un droit à l’erreur via des démarches de prototypage ou des environnements de tests est une bonne manière d’avancer rapidement et d’établir un consensus sur la situation de départ, sur les référentiels et les process. « A la Fondation de France, nous mettons les données à disposition des utilisateurs dans un environnement de BI agile Inside XL, ils échangent, évaluent, suggèrent des améliorations. Nous consolidons ensuite dans l’outil de Corporate BI ou nous libérons » : Rapidité et efficacité augmentées par la collaboration sur des cas concrets.
« Entre-t-on dans un monde où survivraient aux changements ceux qui partagent le (bon) sens ? »
Une collaboration guidée aussi par le sens, qui est largement revenue dans les échanges au sujet de la qualité des données aussi bien que sur la nécessité de remettre la réalité au centre des échanges, surtout dans des organisations dont la taille éloigne certains acteurs clés des opérations.
Pour Mounia EL ASRI DARIE en charge de l’Operational Performance Strategy chez AREVA, « Organiser le pilotage des activités autour d’outils simples est une vraie force pour les grandes organisations car cela permet de responsabiliser les acteurs à différents niveaux de l’organisation. Donner la possibilité à ces acteurs d’analyser de l’information validée et partagée c’est avant tout leur permettre d’identifier les défaillances dans les process opérationnels et traiter les dérives à la source. »
« Chez CHUGAI PHARMA FRANCE, nous avons donné la vue à tous à les Attachés Scientifiques sur le nombre de reporting de Compliance incomplets de chacun. Cela a permis d’améliorer la qualité de la saisie par les Attachés Scientifiques les moins rigoureux et par un effet de boucle vertueuse d’obtenir aujourd’hui une excellente qualité de nos indicateurs », a ainsi témoigné Sandro GARDONIO responsable du Contrôle de gestion et du projet compliance dans le laboratoire pharmaceutique.
« C’est la compréhension partagée du métier de l’entreprise et la finesse du référentiel, qui permet de passer facilement des indicateurs chiffre d’affaires et parts de marché attendus par le Fondateur hier, aux indicateurs sur la rentabilité attendue par l’actionnaire principal aujourd’hui. C’est aussi un référentiel de qualité et des outils simples qui permettent aux opérationnels d’avoir la vue sur l’utilisation des ressources qui les intéresse au jour le jour pour que l’entreprise soit « analytique» jusqu’au plus près des opérations», ainsi que l’a exprimé Eric AMORIN, Directeur Financier de MONAL GROUP.
« Nous prenons chaque jour un peu plus conscience que le pilotage de notre projet de changement d’ERP doit se faire par « le sens » conclut Didier MOREL, DSI de VIA LOCATION .
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