Quand les KPI ne sont plus signes du mode "Command and Control"
Redéfinissez l'utilisation que vous faites de vos KPI
LE CONFINEMENT EN RÉVÉLATEUR DE DÉFIANCE
La sensibilité du collaborateur à la défiance est encore plus forte à distance et "dans son chez-lui". Nous en faisons tous l'expérience et l'observons autour de nous. Les appels du type "Bonsoir tu vas bien ? Alors on en est où ? Quoi de neuf aujourd'hui ?" ne sont pas ressentis de la même manière en face à face dans le bureau, que par un appel reçu dans sa cuisine. La distance et le fait pour le collaborateur d'être dans sa sphère privée changent beaucoup la sensibilité à ce type de question.
Ne serait-ce pas l'occasion de se demander si les indicateurs d'activité utilisés dans l'entreprise (d'ailleurs bien en berne chez beaucoup en ce moment) ne seraient pas perçus comme autant de signes de défiance ? Parlent-ils vraiment de ce qui est vu comme important de la réalité des opérations par le collaborateur ? Sont-ils simplement destinés à alimenter l'image de la réalité au "prisme de la vue d'en haut" ?
BÂTIR QUELQUE CHOSE DE BEAU AVEC LES PIERRES QUI ENTRAVENT LE CHEMIN
Goethe le disait déjà. Bien sûr nos entreprises collectives sont entravées. Et si l'occasion était saisie ? De profiter de cette mise à distance forcée pour savoir ce qui est important de l'endroit où se trouvent les collaborateurs ? Quelle bonne occasion de montrer aux collaborateurs que leurs points de vue sont importants pour voir la réalité. Mieux une diversité de points de vue écoutée et considérée dans sa richesse découverte à l'occasion d'un grand "Zoom"! Bien sûr la cohérence est à garder pour faire sens avec les indicateurs qui parlent de certaines réalités intangibles : malgré le coup de pouce de la puissance publique, les salaires vont bien être à payer, le volume d'affaires réalisées avec les clients reste aussi un indicateur porteur d'une vérité importante . Mais ce pourrait bien être là une occasion de les compléter.
QUAND LES KPI DEVIENNENT LE SIGNE VISIBLE D'UNE TRANSFORMATION AUTOUR D'UN SENS PARTAGE
L'occasion nous semble belle de réconcilier les personnes avec la transformation par le système de pilotage. Comment ? En associant les équipes de terrain à la définition des signaux réellement marqueurs de sens. Tiens un indicateur de moral des différents départements dans le Dashboard global de Management ?! Si ce n'est pas un signe que la transformation chez vous n'est pas qu'une intention en carton !
Réconcilier les personnes avec le projet via une vision réellement unifiée des opérations : c'est une des opportunités offerte par le confinement. Elle sera saisie par certains. Et pourquoi pas vous ?
Stéphane Robert, Directeur Essentiel Info
Découvrez notre offre Essentiel KPI, conçue pour vous aider à définir des indicateurs porteurs de sens.
Témoignage client : Jean-Charles COUSINOU, DAF de la FNSEA
Témoignage de Monsieur Jean Charles COUSINOU, Directeur Administratif & Financier de la FNSEA
« Xavier BELIN et Catherine LION, respectivement Président et Directrice Générale de la FNSEA ont fait appel à moi il y a maintenant un peu plus d’un an avec le mandat de transformer la fonction Administrative et Financière en lui donnant une capacité d’augmenter sa réactivité, sa transparence et également, dans le but de déployer la fonction du Contrôle de Gestion et des Ressources Humaines.
J’avais besoin de disposer d’un outil adapté pour réaliser des états d’analyse et de synthèses permettant d’atteindre ces objectifs. C’est dans ce contexte que j’ai fait le choix d’INSIDE XL et d’ESSENTIEL INFO.
Après une courte période de mise en place, nous pouvons désormais croiser facilement des données issues de la comptabilité, de la gestion commerciale et de la paye.
Alors même que nous avions déployé une nouvelle analytique comptable dans la nouvelle version de notre logiciel financier (Sage I7), INSIDE XL nous a permis de réaliser des reporting mensuels automatisés et fiables.
Nous pouvons désormais comparer les périodes de l’année en cours avec les années précédentes. Cette comparaison est également possible sur un mois ou une tranche de mois de l’année.
Les données sont directement et instantanément reprises des différents outils.
Nous pouvons désormais justifier en un clic de tous les chiffres présentés et pouvons maintenant répondre avec une très grande réactivité aux demandes de nos adhérents et à la Directions Générale.
Le processus budgétaire est également en voie d’automatisation complète et permettra de réaliser plus facilement des simulations.
Avec INSIDE XL et grâce à une collaboration intelligente entre ESSENTIEL INFO et notre intégrateur Sage, la FNSEA est désormais capable d’obtenir ses suivis et informations pour les différentes demandes provenant de différents interlocuteurs et cela en quelques minutes au lieu de plusieurs jours auparavant.
Je suis très heureux de la collaboration avec les équipes d’ESSENTIEL INFO et je les recommande vivement ».
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Associatif
Activité : Syndicat Professionnel Agricole
Zone Géographique : France
UN CONTEXTE DE SECTEUR EN CRISE
La FNSEA (Fédération Nationale des Syndicats d'Exploitants Agricoles), bien connu du grand public, est le syndicat professionnel majoritaire dans la profession agricole française.
Ce que peu savent en revanche, c’est que le Syndicat Agricole est une organisation importante qui compte 94 fédérations départementales, 22 fédérations régionales et 36 associations spécialisées et rassemble plus de 320 000 adhérents.
Les sujets de gouvernance et de Direction Financière du Syndicat Agricole s’apparentent ainsi à ceux rencontrés dans un groupe privé de taille intermédiaire.
La profession agricole a été marquée en 2015 par la crise des éleveurs. Une conséquence très concrète de cette crise pour la FNSEA est que l’attente de ses adhérents sur la transparence de sa gestion et sur l’usage des cotisations redistribuées est aujourd’hui particulièrement forte.
Une transformation de la fonction Finance à réaliser
C’est dans ce contexte qu’un nouveau Directeur Financier expérimenté, venant du secteur privé, Monsieur Jean-Charles COUSINOU est arrivé en 2015 avec la mission de réorganiser la Direction Financière pour permettre plus de transparence et de réactivité.
Cette réorganisation du département finance a été marquée par de nombreux changements, concernant notamment :
- Le rythme de production des comptes avec des arrêtés désormais trimestriels,
- La mise en place d’une nouvelle version de l’outil comptable (SAGE I7),
- La refonte de la comptabilité analytique devant permettre une communication plus fine sur certains postes.
Jusqu’alors la réalisation des reporting nécessitait de nombreux retraitements manuels à partir des données de la comptabilité, de la gestion commerciale et de la paye. Une volonté d’automatisation découlait naturellement de la volonté de changements évoquée précédemment.
LES ENJEUX MÉTIERS ET TECHNIQUES
La nécessité de pouvoir communiquer une information financière de manière plus régulière et avec une très grande réactivité est donc un enjeu très fort pour le Président du grand syndicat agricole. Cependant, la capacité de communiquer sur les cotisations perçues auprès des adhérents relevait d’un petit défi technique du fait de la nécessité de croiser différentes sources de donnés, du changement d’outils comptables et de paye, de la refonte du référentiel comptable et de l’existence de plan d’actions pluriannuels.
LES BÉNÉFICES CONSTATÉS
Grâce à l’intervention d’ESSENTIEL INFO et la mise en place notamment des logiciels INSIDE STUDIO et XL, il est désormais possible pour la direction financière de la FNSEA de communiquer sur sa gestion avec une très grande réactivité et une complète transparence.
Il est aujourd’hui possible d’obtenir des tableaux de bords pour les différentes fédérations en quelques minutes au lieu de plusieurs jours il y a un an. Le processus budgétaire est en voie d’automatisation et permettra très prochainement de réaliser des simulations sur plusieurs années.
Lohmann France
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Agriculture
Activité : Accouvage et élevage de poules pondeuses
Zone Géographique : Europe
LE CONTEXTE
Créée en 2001 et détenue par la holding allemande EW Group Gmbh, la Société Lohmann France est spécialisée dans l’accouvage et la commercialisation de poussins d’un jour destinés à être poules pondeuses.
La société maîtrise l’ensemble du cycle de production : de l'élevage des troupeaux parentaux à l'incubation des œufs, et de l'éclosion à la livraison.
Ces activités intégrées s’accompagnent de nombreux indicateurs de suivi : Suivi technique des troupeaux, transport, résultats de production au couvoir, reporting à la holding, et rapports règlementaires.
Lohmann France s’appuie sur le logiciel de comptabilité CEGID, et sur un logiciel en base Oracle développé par le groupe pour la production et l’élevage des volailles.
LE PROBLÈME RENCONTRÉ
La société Lohmann France doit rendre compte de son activité à sa holding en Allemagne, avec des demandes exigeantes en termes de fréquence et de finesse des indicateurs d’activité.
La direction financière est cependant confrontée à deux difficultés majeures dans la production de ses tableaux de bord :
- Le manque de souplesse dans l’accès à l’information : Les outils en place ne permettent que des extractions d’états prédéfinis, qui ne conviennent pas aux besoins transverses et spécifiques de la direction financière.
Les exports demandent ainsi de nombreuses opérations manuelles et fastidieuses, voire des doubles saisies qui ralentissent la production des tableaux de bord et nuisent à leur fiabilité.
- La difficulté de réconcilier dans une même analyse des informations provenant de sources diverses : les données de comptabilité et production provenant d’environnements différents, leur rapprochement nécessite de nombreux retraitements manuels (tables de correspondance, affectations de regroupements analytiques…) qui limitent le nombre et la fréquence des indicateurs produits.
LES ENJEUX MÉTIERS ET TECHNIQUES
- Capitaliser sur le développement spécifique réalisé en interne
Le logiciel de gestion des troupeaux et des œufs ayant été développé et adapté au fil des ans par la direction informatique du groupe, l’organisation de la base sur Oracle et la volumétrie ont été optimisées pour une fiabilité maximale.
L’intérêt est d’en tirer le bénéfice maximum sur un périmètre non rempli par l’outil transactionnel : la production de tableaux de bord, et ainsi viabiliser davantage le travail déjà réalisé.
- Permettre à la direction financière d’obtenir une meilleure visibilité de l’activité grâce à des indicateurs plus nombreux, plus fiables, plus réguliers, et automatisés.
- Supprimer les double-saisies, par conséquent le manque de fiabilité et les pertes de temps que celles-ci occasionnent.
LE DÉFI
Automatiser le reporting sur un périmètre multi-sources, et assurer à la direction informatique une mise en valeur des développements réalisés tout en respectant sa politique de sécurité.
LES BÉNÉFICES CONSTATÉS
Pour la Direction Financière :
- Des états sécurisés, mis à jour sans retraitements manuels,
- Un rapprochement simple d’informations jusqu’alors cloisonnées (comptabilité/production/ventes),
- Autonomie et prise en main de l’outil pour toutes évolutions futures,
- L’adaptation aux exigences de la holding.
Pour la Direction Informatique :
- La mise en valeur des très nombreuses informations collectées par l’outil de production développé en interne
- Le respect de la politique de sécurité et d’accès aux données
- L’autonomie plus importante du métier sur la production de tableaux de bord
Pour le groupe :
- Des rapports plus réguliers, plus riches, et plus fiables
- Une meilleure visibilité de l’activité
- Un coût réduit