Zoom-in et témoignage : l'assistant cellule chez une compagnie d'assurance
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Assurances
Activité : Non-vie
Zone Géographique : Ile-de-France
UN MOT SUR LE CLIENT
Rachid, chargé d'études actuarielles dans une compagnie d’assurance, est amené à travailler sur des sujets variés. Il participe non seulement à la création des produits d’assurance, à leur tarification mais également au suivi de leur sinistralité. Par ailleurs, il s’agit d’un métier soumis à de fortes contraintes réglementaires avec la directive Solvabilité 2 : régulièrement dans l’année, le chargé d’études actuarielles a pour mission de remettre au régulateur des reportings détaillés sur la solvabilité de son entreprise.
ZOOM-IN : L’ASSISTANT CELLULE
L’Assistant Cellule est un Assistant créant et maintenant une formule dans Excel®, capable d’interroger une base de données et de renvoyer un agrégat dans la cellule de la formule selon des filtres de sélection.
Les valeurs des filtres de sélection peuvent être stockées directement dans la formule ou dans une cellule Excel.
Son comportement est celui d’une formule Excel traditionnelle. La formule Cellule peut donc être enregistrée en même temps que votre feuille Excel et peut être déplacée ou copiée comme n’importe quelle cellule. Une fois la formule Cellule créée, vous pouvez à tout moment retourner sur son paramétrage en double cliquant sur la cellule Excel.
RACHID NOUS RACONTE SON UTILISATION D'INSIDE XL
« Mon besoin majeur à l’utilisation d’INSIDE XL a été de rationaliser les processus de production des reportings tout en fiabilisant et automatisant le chargement de données nécessaires. INSIDE m’a permis à la fois de construire des entrepôts de données sécurisées, restituer des informations brutes ou agrégées le tout en restant en interaction avec Excel. La facilité d’utilisation est très clairement un atout pour INSIDE.
La fonction assistant cellule m’est indispensable car elle permet d’automatiser et de sécuriser la récupération d’informations brutes ou agrégées. J’utilise cette fonction principalement pour produire des reportings quantitatifs et réglementaires.
Comme évoqué ci-dessus, l’assistant cellule est un outil vraiment puissant permettant à la fois d’automatiser ses processus d’extraction de données mais également de sécuriser la donnée récupérée. Cela me permet d’améliorer significativement mes délais de production.
C’est un gain de temps considérable de pouvoir récupérer des données avec INSIDE : à la fois par le système de requête intuitif (par le biais d’une interface) mais également par le fait que le système de stockage des données permet le traçage et la sécurisation des données exploitées.
A la base, je ne maîtrisais pas INSIDE (aucune utilisation antérieure). La formation dispensée par l’équipe d’ESSENTIEL INFO m’a permis de découvrir l’assistant liste et l’assistant cellule qui sont des outils que j’exploiterais quasi quotidiennement à terme.
Le formateur d’ESSENTIEL INFO a pris soin d’introduire l’outil Inside par de la théorie puis de petits exercices. Ensuite, il a pris le temps de répondre aux problématiques spécifiques auxquelles je suis confronté au quotidien et nous avons tenté de les résoudre ensemble.
Sur la partie INSIDE XL, je suis désormais autonome pour l’utilisation des assistants cellule et liste, les principales fonctionnalités dont j’ai besoin à ce jour.
En bref, j’utilise aujourd’hui INSIDE XL principalement pour produire des reportings quantitatifs et réglementaires et j’apprécie sa simplicité d’utilisation, la possibilité de faire des calculs en dynamique en changeant les paramètres et son utilisation sur Excel. »
Témoignage client : Ludovic Labbé, DSI chez Leasecom
Ludovic Labbé, DSI chez Leasecom, témoigne de son expérience avec Essentiel Info
Filiale de FINTAKE, disrupteur dans le secteur bancaire, Leasecom est spécialiste du financement en location financière évolutive. Avec 1 200 partenaires revendeurs, Leasecom accompagne plus de 31 000 entreprises et organisations dans le financement et la gestion locative de leurs équipements professionnels, générant ainsi un chiffre d’affaires de 170 millions d’Euros.
Notre interlocuteur, M. Labbé, est Directeur des Systèmes d’Informations chez Leasecom.
Consultant Essentiel Info : Bonjour M. Labbé, merci d’avoir accepté de répondre à nos questions. Pouvez-vous nous donner votre vision du rôle du DSI sur la question de la donnée ?
M. Labbé : Pour moi le DSI est un facilitateur avisé. Il est le garant de la cohérence de la donnée. Mais attention, il ne faut confondre cela avec la garantie de la qualité de la donnée car une donnée cohérente peut être de mauvaise qualité. Cette question de la qualité dépasse en effet son strict périmètre car elle met en jeu les processus, la qualité des règles métiers, la saisie des utilisateurs… En revanche, si le DSI n'est pas le garant de la qualité de la donnée, il doit être partie prenante pour proposer des solutions visant à améliorer la qualité de la donnée de l'entreprise. Le DSI n'est pas non plus le fournisseur de la donnée en tant que tel mais il donne les outils pour en tirer le meilleur parti (en tirer le meilleur parti est le rôle des Datas Analysts, des spécialistes métiers et du contrôle de gestion). D’une manière générale, le DSI n'est pas là pour faire ce que demandent les utilisateurs, c'est une sorte de paradoxe mais cette notion est fondamentale ! Il est là pour comprendre le besoin sous-jacent afin d'y apporter la meilleure solution possible.
Racontez-nous, quelle était la situation chez Leasecom avant votre partenariat avec Essentiel Info ?
Les équipes du Contrôle de Gestion exploitaient leurs données sous forme d’extraction sur Excel. C’est un outil très utilisé par certains métiers et notamment par le contrôle de gestion. D’une manière générale, je considère quand même que la forte présence d’Excel est le signe d’un système d’information non mature. De cette façon, les équipes du Contrôle de Gestion constituaient des bases de données dans Excel, des fichiers au volume important, parfois supérieur à 40 Mégaoctets. Cette démarche a créé un système d’information en marge du système d’information de l’entreprise. Les données extraites étaient stockées sur Excel. Elles étaient ensuite retravaillées par les équipes du Contrôle de Gestion, elles n’étaient donc pas issues directement du système d’information. On peut facilement comprendre la raison au retraitement des données : les données ne sont pas propres ni cohérentes, elles méritent ainsi d’être retraitées pour être présentées à la Direction. Seulement, la raison invoquée est aussi une mauvaise raison car le nettoyage des données aurait dû se faire en amont. Ce n’est pas le métier du Contrôleur de Gestion, qui doit analyser un ensemble de données, mais bien une approche DSI. Dans ce cas de figure qu’était le nôtre, les équipes du contrôle de gestion investissaient beaucoup d’énergie au retraitement la donnée au dépend du temps de l’analyse de cette même donnée. Par ailleurs, nous avons été amenés à adapter notre posture vis-à-vis d’une donnée de mauvaise qualité. Alors qu’autrefois des corrections manuelles étaient apportées, aujourd’hui nous acceptons la donnée de mauvaise qualité (quand elle est avérée). Nous ne cherchons plus à la corriger mais juste à la mettre en évidence et à identifier la cause de cette non qualité pour adapter nos processus d’acquisition.
Quel était le besoin des équipes du Contrôle de Gestion de Leasecom ?
Le tableur Excel est le meilleur outil du Contrôleur de Gestion car il lui offre une latitude qui lui est chère. Il nous fallait un outil qui s’adapte parfaitement à Excel, un outil qui puisse s’appuyer sur l’existant tout en décuplant les capacités du tableur. En tant que DSI, il fallait bien entendu un outil qui assure la sécurité des données et l’unicité de l’information. Nous ne voulions plus que les Contrôleurs de Gestion constituent des bases de données dans Excel avec tous les risques que cela comprend en terme de vol ou de perte des fichiers, de retraitement des données et la création système d’information en marge du système d’information de l’entreprise.
M. Labbé, d’un point de vue technique, en quoi Inside a répondu à vos attentes précisément ?
Il y a plusieurs points de réponse à cette question. Tout d’abord, Inside est un progiciel de type add-in Excel, il est donc totalement intégré à Excel. Inside s’adapte ainsi à l’univers parfaitement maitrisé du Contrôleur de Gestion. Il octroie à ses utilisateurs la même latitude qu’offrait Excel. Ensuite, le nettoyage du référentiel est fait en amont, les contrôleurs de gestion n’ont plus à stocker leurs bases de données dans Excel. Et le logiciel va même plus loin ! Avec Inside, il est possible de pouvoir entrer de l’information dans le système d’information. Le Contrôleur de Gestion saisit ses données et peut les injecter dans le système, comme pour le budget par exemple. C’est un atout indéniable. Aussi, Inside est un vrai outil d’analyse. Il représente une alternative aux outils lourds comme Business Object qui nécessitent plus de formation et d’appétence technique. Enfin, le progiciel est un outil collaboratif, il permet le partage de fichiers sans passer par la messagerie dont les envois répétitifs saturent la mémoire des boites mails
M. Labbé, diriez-vous qu’Inside fait partie de la catégorie des outils dits « LAB » ?
Il faut déjà préciser ce qu’est un « LAB ». De mon point de vue, un LAB est un simulateur qui permet d’éprouver des modèles. Si le client recherche un modèle ou un nouveau business modèle, il peut le tester avec un outil LAB pour trier et sélectionner les datas, les valider puis les industrialiser. En ce sens, Inside répond parfaitement aux caractéristiques d’un outil LAB.
D’une part, Inside est assez simple à utiliser et donne une grande latitude au Contrôleur de Gestion dans l’exploitation de la donnée. D’autre part, dans le cadre où il n’y a pas d’outil de reporting, le Contrôleur de Gestion va exprimer son besoin à son service informatique. A ce moment-là, Inside devient un moyen d’exprimer un besoin, il peut faire l’objet d’un laboratoire test. Par ailleurs, Inside peut faire office de système de secours lorsque la donnée n’est pas organisée dans un entrepôt ou dataware. Inside est utile dans la mesure où il permet de faire patienter tout le monde, il donne de la souplesse lorsque la réactivité de la Direction des Systèmes d’Informations est menacée, étant surchargée par son carnet de commandes. Inside fonctionne également très bien là où les systèmes d’informations décisionnelles sont matures. Par exemple, chez Leasecom, nous avions des sous-systèmes d’informations, c’est-à-dire des informations stockées dans Excel. Cette situation était parfaitement aberrante ! Le vrai problème est l’hétérogénéité des données car selon les systèmes d’information, la donnée change, elle n’a plus le même code, la même signification. Dans ce cas-là, Inside permet de faire le lien entre ces systèmes et d’interpréter la donnée au sens le plus juste. En réalité, Inside permet de se concentrer au cœur de l’information. Il met en opposition système décisionnel mature où les données sont habituelles et système décisionnel laboratoire où les données sont nouvelles et constamment testées et simulées.
Je vous remercie M. Labbé. Une dernière question, recommanderiez-vous Essentiel Info ?
Oui, bien entendu ! Je recommanderais Essentiel info pour son approche humble, efficace et attentive auprès de ses clients. Je leur ai d'ailleurs confié une nouvelle mission de conseil pour nous aider à trouver le remplaçant de Business Object.
En bref
Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management pour permettre à ses clients de disposer de la bonne information et de prendre les bonnes décisions. Essentiel Info propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.
Témoignage client : Frédéric Larrière, Directeur Financier France de Photobox
Créée en 2000, Photobox est une entreprise spécialisée dans l’impression de photos et produits personnalisés en ligne.
Photobox est devenu leader européen sur le marché avec des savoir-faire multiples de commerçant en ligne, de traitement d’images numériques et impressions sur supports variés et d’expert en logistique. Nous vous expliquons en quelques mots comment M. Frédéric Larrière, Directeur Financier France, a apporté sa contribution au pilotage du groupe avec des moyens très légers.
Stéphanie : Bonjour M. Larrière, racontez-nous comment Photobox est devenu client d’Essentiel Info ?
Frédéric Larrière : Bonjour Stéphanie. Le partenariat entre Photobox et Essentiel Info a commencé par une histoire de relations communes, de recommandation. Il m’a été conseillé de faire appel à Essentiel Info pour donner une solution à notre problème.
Quelle était la situation ?
Photobox utilisait le logiciel de comptabilité SAGE 1000. Cet outil n’offrait pas à l’époque de moyen de reporting souple [Sage a intégré depuis Inside en marque blanche sous le nom Sage BI reporting]. Par ailleurs, Photobox a grandi très rapidement, développant ainsi une organisation segmentée par départements, avec des informations en silos dans plusieurs outils. La priorité était donnée au développement commercial, et l’entreprise ne souhaitait pas perdre de temps avec un projet décisionnel lourd. Les ressources informatiques étaient dédiées au front office et au traitement de l’énorme masse d’information clients.
Quels étaient les problèmes ?
La reconstitution d’une vision de type cockpit combinant données RH, de production, financières pour les actionnaires étaient rendus difficiles par la disparité des sources d’information. Pour donner un simple exemple, Photobox avait bien sûr un logiciel paie et un logiciel comptabilité, mais calculer par exemple l’indicateur ETP combinant des données de salaire et d’identité salariés était relativement complexe. Evidemment Excel était très utilisé du fait de l’autonomie donné aux utilisateurs mais avec les limites bien connus du tableur.
Quelles contributions M. Larrière a-t-il pu apporter grâce à ce projet ?
M. Larrière souhaitait apporter une vision dynamique à ses actionnaires : Quelle évolution de l’activité est-il possible d’anticiper compte tenu des commandes connues par exemple ?
Il était question de dépasser le simple constat sur le passé, par ailleurs toujours sujet à discussion en fonction du point de vue,
pour donner une vue d’ensemble en combinant des informations de différentes sources pour porter un regard croisé sur l’activité.
M. Larrière a ainsi conçu plusieurs modèles de calcul qui se rafraichissent en un clic avec les données du jour. C’est notamment le cas pour un modèle de calcul de cout de revient, rapide, pratique et fiable. D’autres modèles sur l’optimisation des frais de shipping ont pu être développés avec une assistance légère, en capitalisant sur la connaissance que M. Larrière avait acquise de son activité.
Quelles contributions concrètes d’Essentiel Info ? La parole de Monsieur Larrière.
« Les consultants d’Essentiel Info ont su nous écouter et nous conseiller. Ce n’est pas seulement un appui technique, c’est aussi un apport de conseil métiers car Essentiel Info a une double compétence : à la fois technique et en gestion. Cela représente une vraie aide en tant que client. Essentiel Info a aussi une véritable approche gagnant / gagnant avec une culture de résultat basée sur la satisfaction client. C’est très appréciable. On sent véritablement l’implication des consultants qui y travaillent, ils ont à cœur d’aider et de conseiller leur client. Ce n’est pas seulement une approche commerciale, cela va au-delà, et cet accompagnement vers l’autonomie des utilisateurs fait la différence ».
Témoignage client : Henri Rufin, Contrôleur Financier groupe chez Radiall
Fondée en 1952 par deux frères, Radiall est une entreprise française spécialisée dans la conception, le développement et la fabrication de solutions d'interconnexion pour des marchés allant de l'aéronautique à l'instrumentation et au médical. Nous vous résumons ci-dessous la contribution apportée par M. Rufin, contrôleur Financier du groupe à Radiall avec une démarche BI Lean.
Quelle était la situation ?
M. Rufin était en pleine réflexion sur l’acquisition d’un nouvel outil BI car il mettait en place la fonction contrôle de gestion commercial. Excel malgré l’autonomie qu’il lui donnait n’était plus assez puissant pour créer les reporting que l’on me demandait de produire. Les données étaient stockées dans Excel, ce qui ralentissait considérablement les temps de calcul et le risque de perdre les données étaient très forts. Il devenait de plus en plus difficile de produire des rapports efficaces dans ces conditions. Radiall utilisait l’ERP SAP et Hyperion Financial Management.
Quels étaient les problèmes ?
A cette époque, M. Rufin mettait en place la fonction contrôle de gestion commercial. Il souhaitait automatiser trois processus majeurs : :
- La construction du budget des ventes et des commandes et la déclinaison des objectifs commerciaux
- La production du reporting commercial mensuel à taux de change constants décliné selon plusieurs axes analytiques (Business unit, commercial, marché et zone de vente)
- Le suivi des flux d’activité entre la zone à l’origine du design de la solution client et la zone de production effective des produits implantés
Quelles contributions M. Rufin a-t-il pu apporter grâce à ce projet ?
L’originalité de la démarche de M. Rufin réside dans le fait de réussir à croiser différentes vues (Marketing, Commerciale, Gds comptes, Responsables de zones) laissant la possibilité à chacun des acteurs de prendre connaissance des chiffres avec le prisme d’une autre fonction. Son outil laissant une large place à la contribution des utilisateurs contribue très fortement a établie un consensus sur les chiffres, ce qui est une difficulté majeure dans de nombreuses organisations.
En ayant une autonomie complète pour « bâtir » peu à peu un système parfaitement adapté, la démarche initiale a permis en quelques sortes de fabriquer rapidement une solution légère opérationnelle, qui a servi de « patron » pour dessiner rapidement le contour d’une solution plus industrielle.
Quelles contributions concrètes d’Essentiel Info ? La parole de Monsieur Rufin
"L’approche d’Essentiel Info a été très intéressante et rassurante. Nous avons dans un premier temps beaucoup échangé sur les reporting que je devais produire, les contraintes à prendre en compte, l’environnement technique. Essentiel Info a contribué à la conception du reporting avec une grande écoute et compréhension de nos objectifs. Essentiel Info m’a alors proposé le progiciel Inside XL, cela m’a permis de conserver l’existant à savoir tous mes rapports créés sous Excel et d’y ajouter la puissance du logiciel Inside XL. D’un point de vue technique, Inside XL offre une multitude de possibilités à ses utilisateurs : la connexion en temps réel à nos outils ERP, la réplication et le stockage de données, l’alimentation de la base de données depuis un fichier quel qu’il soit, des temps de calcul plus rapides, la création des tableaux de bord en quelques clics dans un univers connu."
"Pour donner des exemples concrets, j’ai pu enrichir ma base de données commerciale du budget des ventes et des commandes grâce à la fonction de l’assistant écriture qui permet l’alimentation d’une base de données depuis un fichier. J’ai pu lier plusieurs sources de données différentes et créer des tableaux complets et riches en informations. Le format Office est très apprécié car c’est un format interactif qui s’ajuste aux informations qu’il contient, tout comme le format tableau croisé dynamique qui permet d’interroger les données en direct. J’ai également la possibilité de copier et coller en valeur pour diffuser de manière transparente à d’autres personnes en interne ne disposant pas du logiciel Inside".
"D’abord, Essentiel Info a pris le temps d’écouter le besoin de Radiall avant de proposer l’outil. Une relation de confiance s’est instaurée peu à peu. Essentiel Info a sélectionné pour Radiall un outil qui répondait parfaitement à nos besoins. Les équipes d’Essentiel Info m’ont accompagné dans la construction du projet. Tout au long de celui-ci, j’ai reçu des conseils d’expert et une formation complète sur le fonctionnement du logiciel, ses connecteurs et ses différentes sources de données. Essentiel Info offre également un suivi personnalisé en cas de problèmes techniques liés au logiciel, ce qui est rassurant. Aujourd’hui, je suis complètement autonome sur le logiciel et je crée moi-même les environnements dont j’ai besoin. Pour illustrer mon propos, les équipes d’Essentiel Info avait paramétré un connecteur dédié au Contrôle de Gestion. Grâce au transfert de compétences proposé par Essentiel Info, j’ai ainsi créé de nouveaux connecteurs, comme celui du suivi budgétaire par centre de coûts par exemple. C’est ce qui fait toute la différence : un accompagnement personnalisé dont l’objectif est de rendre ses clients libres et autonomes dans la création et l’utilisation du logiciel."
Aujourd’hui, selon votre expérience, recommanderiez-vous Essentiel Info ?
"Oui, je recommande Essentiel Info pour la qualité de travail de ses équipes, leur écoute et leur disponibilité. Les projets sont menés en concertation avec le client pour un suivi personnalisé et sur-mesure, s’adaptant aux contraintes et aux attentes émanant du client. J’ajouterai que les équipes d’Essentiel Info, en plus d’avoir la passion de leur métier, cherche toujours une solution lorsqu’un problème se présente, ne laissant jamais le client seul. Je terminerai en précisant que j’ai appris à me servir d’Inside XL avec un vif intérêt et ma grande satisfaction est d’avoir pu être parfaitement autonome dans l’utilisation du logiciel."
Témoignage client : Jean-Baptiste Merchat, DAF chez Saint James Albany Hotels.
Jean-Baptiste Merchat, DAF de Saint James Albany Hotels, nous dévoile les secrets d’un partenariat BI avec Essentiel Info.
Consultante chez Essentiel Info, Stéphanie Cambianica reçoit le Directeur Financier et Administratif, M. Jean-Baptiste Merchat dans le cadre de son témoignage sur la récente collaboration entre Saint James Albany Hotels et Essentiel Info.
Saint James Albany Hotels dispose de plusieurs hôtels de luxe en France, entre Paris, Avignon et la Bourgogne.
Stéphanie Cambianica : Bonjour Monsieur Merchat, racontez-nous comment Saint James Albany Hotels est devenu client d’Essentiel Info ?
Jean-Baptiste Merchat : Bonjour Stéphanie. Nous utilisons CEGID mais ce logiciel de gestion ne dispose pas d’outil de reporting flexible. Nous arrivions à obtenir des données au travers de requêtes SQL mais celles-ci prenaient beaucoup de temps (plus de vingt minutes). Notre idée était donc d’obtenir un outil de reporting qui faciliterait la collecte des données et permettrait de réaliser des états automatisés, l’objectif final étant de faire gagner du temps aux équipes. Nous souhaitions également donner un accès aux données à nos Directeurs d’Hôtels pour qu’ils puissent consulter leurs résultats régulièrement.
Comment avez-vous choisi Essentiel Info ?
Nous avons rencontré plusieurs prestataires qui proposaient différents outils avec un degré hétérogène de complexité dans l’utilisation. Mais ce qui nous a décidés dans notre choix, c’est l’arrivée de Madame Loïse Goujon, notre DRH, qui nous a fortement recommandé Essentiel Info et son outil de reporting Inside XL, outil qu’elle utilisait déjà chez son ancien employeur.
Suite à cela, nous avons décidé de rencontrer Monsieur Robert. Nous lui avons expliqué notre besoin. Monsieur Robert a pris le temps de nous écouter, lors d’un nouvel entretien, M. Robert nous a présenté une démonstration de l’utilisation du logiciel, la démarche projet d’Essentiel Info nous a convaincus.
En quoi Inside XL a répondu à votre besoin précisément ?
L’instantanéité de l’outil nous a séduits. Avec Inside XL, nous avons pu automatiser nos états et les actualiser en temps réel. Nous n’avions plus besoin d’attendre la date de clôture pour travailler sur les données. C’était là un point important que les concurrents ne proposaient pas. Nos équipes avaient enfin le temps de produire et d’analyser leurs états dans les délais impartis, en toute autonomie.
Comment Essentiel Info a participé à la réussite de votre projet ?
Essentiel Info a pris en compte nos problématiques et a su nous apporter une solution adéquate. Les équipes d’Essentiel Info ont été rassurantes et nous ont accompagnés tout au long du projet. Les consultants ont pris le temps de vérifier à chaque étape que les données étaient correctes et que tout fonctionnait bien. Nous étions donc confiants quant au déploiement de l’outil. Nous avons bénéficié de conseils professionnels et nous avons toujours reçu une réponse à nos interrogations. Grâce aux formations, les utilisateurs d’Inside XL et moi-même sommes autonomes dans la collecte, la consultation et la restitution de nos données.
Monsieur Merchat, pour conclure cet entretien, recommanderiez-vous Essentiel Info ?
Oui, tout à fait. J’en ai par ailleurs déjà parlé à d’autres confrères.
En bref
Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management pour permettre à ses clients de disposer de la bonne information et de prendre les bonnes décisions. Essentiel Info propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.
Témoignage client : Olivier WOLF, Directeur Général Adjoint du groupe les HÔTELS DE PARIS
« Comme vous le savez, l’arrivée de nouveaux acteurs tels que Booking.com ou des sites tels que Trip Advisor mettent la pression sur les Hôteliers à la fois sur les prix et sur la qualité de service. Les récents attentats en France et la baisse de la Fréquentation à Paris ajoutent une pression supplémentaire qui impose la maîtrise parfaite de nos coûts. La conduite d’une trentaine d’Hôtels telle que le Groupe que je dirige pour Mr MACHEFERT est devenu un exercice de très grande précision ou la connaissance en temps réel des évolutions d’activité et la réactivité jouent un rôle clé.
La masse salariale, nous avons 400 collaborateurs, et son efficacité est bien sûr un sujet d’attention particulier.
Avec la collaboration d’ESSENTIEL INFO et grâce à la solution Inside XL, nous sommes désormais capables de dessiner facilement les états nécessaires au suivi de nos 23 Hôtels. Ces états sont produits automatiquement chaque mois par la DRH et la DAF à l’aide d’une connexion directe sur notre logiciel de Paye Sage 1000, notre logiciel de comptabilité Sage 1000 et grâce à la récupération des données nécessaires provenant de FIDELIO notre outil d’exploitation hébergé en Allemagne.
Nous injectons aussi des données de prévisions, avec plusieurs révisions budgétaires dans l’année, dans une seule base grâce à Inside Studio.
Cela constitue un gain de temps et de fiabilité très précieux dans un groupe tel que le nôtre où la structure support est resserrée et où la part de l’opérationnel dans le quotidien des directeurs est très forte. Inside XL ne nécessite pas de fortes compétences techniques et j’ai moi-même par exemple la possibilité d'apporter des modifications à ces tableaux de bord ou de faire des analyses particulières sans dépendre de l’informatique ou du Contrôle de gestion.
L’apport de la solution apportée par ESSENTIEL INFO est significatif. De 3 jours à produire un reporting combinant les différentes données pour l’ensemble des Hôtels nous produisons maintenant ce reporting en 1 heure. Nous avions fait le test avec BO et les éditions pilotées proposées par Sage, mais l’extraction des données analytiques, et notamment le calcul des imputations de salaires pour les collaborateurs travaillant sur plusieurs Hôtels nous demandait des retraitements importants. Ce sujet est maintenant géré via une simple table détaillant les imputations du temps des collaborateurs par Hôtels.
La mise en place d’Inside XL me permet de mettre des chiffres sur la perception intuitive que nous avons des pratiques au sein des différents hôtels et la possibilité de croiser des données de budget, comptable, d’exploitation, de réservation et de paye est précieuse pour l’analyse.
Je terminerai en disant que les équipes ESSENTIEL INFO sont extrêmement sympathiques, en plus d’être professionnelles et que je les recommande vivement. »
Olivier WOLF, Directeur Général Adjoint du groupe Les HÔTELS DE PARIS.
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Hébergement Restauration
Activité : Hôtellerie
Zone Géographique : FRANCE et MAROC
UN SECTEUR EN MUTATION ET UNE FRÉQUENTATION TOURISTIQUE EN BERNE
Les HÔTEL DE PARIS, est un groupe d'Hôtels qui a été fondé en 1992 par M. Patrick MACHEFERT et Mme Christiane DERORY. Il est aujourd'hui le 1er groupe d'Hôtels parisiens indépendant et compte 28 Hôtels. L’ensemble des services administratifs sont centralisés (finance, réservation, ressources humaines…) pour permettre aux managers d’hôtels de se consacrer uniquement à leurs clients et leurs équipes. L’exigence quotidienne est donc forte pour une équipe de Direction resserrée qui gère près 400 collaborateurs et près de 30 centres de profit à PARIS, ST-TROPEZ et MARRAKECH.
Le groupe se retrouve à devoir faire face à de nombreux défis :
• Maîtriser la qualité de service que l’arrivée d’un nouveau type de concurrence (AirBnB) ou la généralisation de site d’avis (Trip advisor) imposent d’améliorer encore,
• Gérer des conditions de marché difficiles avec une pression sur les prix qu’un Booking.com renforce en imposant d’afficher le prix le plus bas sur internet, et faire face à l’impact des attentats en France qui entrainent une baisse de la fréquentation touristique à Paris.
Dans ce contexte, une refonte de la comptabilité analytique pour permettre une imputation plus fine des produits et des charges par services (restauration, hébergement,…) met à disposition davantage d’informations dont il faut vérifier la qualité et trouver le temps d’exploiter.
• Maitriser l’internationalisation de l’activité avec la gestion d’un hôtel au MAROC.
LES ENJEUX MÉTIERS ET TECHNIQUES
Ainsi, le groupe se retrouve à devoir maîtriser sa rentabilité au plus près, notamment ses marges sur coût variables alors que l'information est dispersée dans différentes sources d'information et que les moyens informatiques à disposition sont ceux d'un groupe privilégiant "la légèreté".
Jusqu’alors la réalisation des reportings RH se faisait via un générateur d’état à partir du logiciel de paye Sage 100 mais nécessitait des retraitements notamment pour l’imputation des salaires des personnels affectés à plusieurs établissements.
LE DÉFI
C’est dans ce contexte particulièrement changeant et concurrentiel que les Hôtels de Paris se retrouvent à devoir disposer des informations nécessaires pour pouvoir s’adapter et poursuivre le développement de leur activité.
LES BÉNÉFICES CONSTATÉS
Avec ESSENTIEL INFO et la mise en place d’Inside XL (un requêteur multi sources simple), couplée à la très bonne connaissance des sujets métiers par LES HOTELS DE PARIS, ces derniers ont désormais à disposition dans un environnement d’analyse simple (Excel like) l’ensemble de l'information nécessaire aux suivis des collaborateurs et de la productivité.
Grâce à cette solution souple, la Direction des Ressources Humaines peut :
• Dessiner sans compétences expertes les nouveaux états d’analyse nécessaires,
• Produire chaque mois des états automatisés, avec un gain de temps et de fiabilité précieux,
• Mesurer les meilleures pratiques de ses différents hôtels,
• Avoir des indicateurs évolués, croisant plusieurs types de données, pour piloter informé.
SFERIS retient ESSENTIEL INFO
Créé en 2012, SFERIS est devenu en moins de 5 ans un acteur de premier plan de la sécurité, de la maintenance et des travaux sur réseaux ferrés. Spin off de la SNCF, la start-up du service ferroviaire propose une offre large : sécurisation des chantiers, entretien de voie ferrée, caténaires, signalisation ferroviaire, expertise chantier, conseil et formation ferroviaire. Passé d'une poignée de personnes à plus de 800 salariés en moins de 10 ans, il a été impératif pour SFERIS de savoir grandir et simultanément de gérer (savoir exactement sur quels chantiers travaille chaque salarié, sur quelle tranche horaire et à quel coût).
Il a fallu évidemment accompagner cette hyper-croissance.
L'équipe de management de départ était resserée mais expérimentée et a tout de suite fait
le choix d’outils comptables et de paie robustes.
L'activité amène des équipes venant de plusieurs sites
et composées de personnels pluri disciplinaires à intervenir sur un ou parfois
plusieurs chantiers simultanément. Les suivis des temps et des charges
externes et internes (Location de matériel, utilisation de matériel propre...)
ont très vite été complexes en terme de gestion des équipes et de
pilotage de la marge. À côté de la comptabilité et de la paye, le
paysage IT a été en évolutions successives pour accompagner la croissance exponentielle du
suivi des frais et les planifications des temps. Les changements de
prestataires de services et les fichiers de données associés ont apporté encore
plus de difficulté au défi de la croissance bien gérée.
L' expérience personnelle d'un DGA Finance passé par la direction de plusieurs
entités de la SNCF avait forgé sa conviction que pour accompagner efficacement une
transformation accélérée il était nécessaire de construire en avançant. Les outils légers commercialisés par Essentiel info ont permis de faire rapidement les liens nécessaires entre les systèmes de données, en intégrant facilement le savoir faire accumulé par l'équipe de Management. Il a surtout permis une évolution sans heurt au fil de l'eau.
Zoom-in et témoignage : la fonction recalculer avec la SPA
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Associatif
Activité : Première association de protection animale en France
Zone Géographique : France
UN MOT SUR LE CLIENT
Sylvie, Directrice Comptable à la SPA et manager d’une équipe de 7 personnes, coordonne les opérations comptables divisées en plusieurs tâches importantes. Elle est amenée à s’occuper notamment du suivi des opérations bancaires et comptables, de l’application des orientations de la direction, de l’élaboration du bilan, du compte de résultat et de ses annexes, des relations avec les CAC ou encore de veille sur l’activité du service.
ZOOM-IN : LA FONCTION DE RECALCUL
Quand le classeur Excel est en calcul automatique, le moteur d’INSIDE XL est lancé dès qu’une cellule stockant une formule Inside ou une cellule dépendante à une formule INSIDE est modifiée.
Cette méthode permet la réalisation de rafraichissement sélectif des cellules concernées par une modification.
Autre possibilité : la fonction « recalculer » qui permet de rafraîchir l’ensemble des cellules stockant une formule Inside en forçant le calcul par le bouton adapté.
Cette fonction est propre à INSIDE et se décompose en 3 recalcules distincts : sélection, pour remettre à jour une zone sélectionnée au préalable dans la feuille de travail ; feuille, afin de rafraichir la feuille complète ; classeur, pour recalculer l’intégralité du classeur.
SYLVIE TÉMOIGNE DE L’EFFICACITÉ D'INSIDE XL
« INSIDE XL me facilite mon travail et me fait gagner du temps. En termes d’efficacité, je n’hésite plus à traiter certains points qui me prenaient auparavant beaucoup de temps. Dans mon organisation, je programme plus souvent certains suivis.
Le besoin d’utiliser INSIDE s’est manifesté suite à l’utilisation de l’outil par le contrôle de gestion pour le suivi budgétaire. Aujourd’hui, je créé et j’exécute des requêtes pour le suivi de la comptabilité. En termes d’autonomie, INSIDE me permet un gain de temps quotidien considérable !
Quant à la formation sur la solution, elle a été effectuée en 2 temps : l’apprentissage de l’utilisation d’INSIDE au cours d’une première journée, et une réponse à mes besoins spécifiques et demandes précises dans un second temps. Il n’y a eu aucune perte de temps avec cette formation.
La fonction « recalculer classeur » m’est indispensable aujourd’hui pour remettre les données de mes fiches à jour. Je recalcule très souvent mes états pour faire des points comptables comme par exemple point fournisseurs, fiches de tiers, situation sur des comptes comptables, etc… Les mises à jour sont très rapides.
Avec SAGE 1000, je devais faire de nombreuses et longues manipulations pour avoir un suivi sur Excel. Je ne pouvais pas faire de mises à jour de ces fichiers. C’est désormais facile avec INSIDE XL. »
Témoignage client : Jean-Charles COUSINOU, DAF de la FNSEA
Témoignage de Monsieur Jean Charles COUSINOU, Directeur Administratif & Financier de la FNSEA
« Xavier BELIN et Catherine LION, respectivement Président et Directrice Générale de la FNSEA ont fait appel à moi il y a maintenant un peu plus d’un an avec le mandat de transformer la fonction Administrative et Financière en lui donnant une capacité d’augmenter sa réactivité, sa transparence et également, dans le but de déployer la fonction du Contrôle de Gestion et des Ressources Humaines.
J’avais besoin de disposer d’un outil adapté pour réaliser des états d’analyse et de synthèses permettant d’atteindre ces objectifs. C’est dans ce contexte que j’ai fait le choix d’INSIDE XL et d’ESSENTIEL INFO.
Après une courte période de mise en place, nous pouvons désormais croiser facilement des données issues de la comptabilité, de la gestion commerciale et de la paye.
Alors même que nous avions déployé une nouvelle analytique comptable dans la nouvelle version de notre logiciel financier (Sage I7), INSIDE XL nous a permis de réaliser des reporting mensuels automatisés et fiables.
Nous pouvons désormais comparer les périodes de l’année en cours avec les années précédentes. Cette comparaison est également possible sur un mois ou une tranche de mois de l’année.
Les données sont directement et instantanément reprises des différents outils.
Nous pouvons désormais justifier en un clic de tous les chiffres présentés et pouvons maintenant répondre avec une très grande réactivité aux demandes de nos adhérents et à la Directions Générale.
Le processus budgétaire est également en voie d’automatisation complète et permettra de réaliser plus facilement des simulations.
Avec INSIDE XL et grâce à une collaboration intelligente entre ESSENTIEL INFO et notre intégrateur Sage, la FNSEA est désormais capable d’obtenir ses suivis et informations pour les différentes demandes provenant de différents interlocuteurs et cela en quelques minutes au lieu de plusieurs jours auparavant.
Je suis très heureux de la collaboration avec les équipes d’ESSENTIEL INFO et je les recommande vivement ».
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Associatif
Activité : Syndicat Professionnel Agricole
Zone Géographique : France
UN CONTEXTE DE SECTEUR EN CRISE
La FNSEA (Fédération Nationale des Syndicats d'Exploitants Agricoles), bien connu du grand public, est le syndicat professionnel majoritaire dans la profession agricole française.
Ce que peu savent en revanche, c’est que le Syndicat Agricole est une organisation importante qui compte 94 fédérations départementales, 22 fédérations régionales et 36 associations spécialisées et rassemble plus de 320 000 adhérents.
Les sujets de gouvernance et de Direction Financière du Syndicat Agricole s’apparentent ainsi à ceux rencontrés dans un groupe privé de taille intermédiaire.
La profession agricole a été marquée en 2015 par la crise des éleveurs. Une conséquence très concrète de cette crise pour la FNSEA est que l’attente de ses adhérents sur la transparence de sa gestion et sur l’usage des cotisations redistribuées est aujourd’hui particulièrement forte.
Une transformation de la fonction Finance à réaliser
C’est dans ce contexte qu’un nouveau Directeur Financier expérimenté, venant du secteur privé, Monsieur Jean-Charles COUSINOU est arrivé en 2015 avec la mission de réorganiser la Direction Financière pour permettre plus de transparence et de réactivité.
Cette réorganisation du département finance a été marquée par de nombreux changements, concernant notamment :
- Le rythme de production des comptes avec des arrêtés désormais trimestriels,
- La mise en place d’une nouvelle version de l’outil comptable (SAGE I7),
- La refonte de la comptabilité analytique devant permettre une communication plus fine sur certains postes.
Jusqu’alors la réalisation des reporting nécessitait de nombreux retraitements manuels à partir des données de la comptabilité, de la gestion commerciale et de la paye. Une volonté d’automatisation découlait naturellement de la volonté de changements évoquée précédemment.
LES ENJEUX MÉTIERS ET TECHNIQUES
La nécessité de pouvoir communiquer une information financière de manière plus régulière et avec une très grande réactivité est donc un enjeu très fort pour le Président du grand syndicat agricole. Cependant, la capacité de communiquer sur les cotisations perçues auprès des adhérents relevait d’un petit défi technique du fait de la nécessité de croiser différentes sources de donnés, du changement d’outils comptables et de paye, de la refonte du référentiel comptable et de l’existence de plan d’actions pluriannuels.
LES BÉNÉFICES CONSTATÉS
Grâce à l’intervention d’ESSENTIEL INFO et la mise en place notamment des logiciels INSIDE STUDIO et XL, il est désormais possible pour la direction financière de la FNSEA de communiquer sur sa gestion avec une très grande réactivité et une complète transparence.
Il est aujourd’hui possible d’obtenir des tableaux de bords pour les différentes fédérations en quelques minutes au lieu de plusieurs jours il y a un an. Le processus budgétaire est en voie d’automatisation et permettra très prochainement de réaliser des simulations sur plusieurs années.
Zoom-in et témoignage : la fonction d'Assistant Liste avec SFERIS
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Travaux Publics
Activité : Maintenance et Travaux ferroviaires
Zone Géographique : France
UN MOT SUR LE CLIENT
Clément est contrôleur de gestion chez SFERIS. Il a la responsabilité du suivi budgétaire des structures sièges (département commercial, RH, QSE, services généraux, formation, communication, DSI, et juridique), de l’analyse mensuelle effectuée grâce à Inside XL pour ensuite présenter les différents reportings de ces structures aux responsables budgétaires.
ZOOM-IN : L'ASSISTANT LISTE
L’assistant liste permet à l’utilisateur d’afficher, avec une seule requête, une quantité d’informations déterminée par un nombre de champs souhaité avec des agrégats, des sous totaux et des fonctions de calcul. Toutes les options de restitution sont personnalisables : tableau classique, tableau office (piloté en partie par Excel) ou Tableau Croisé Dynamique. La possibilité de détailler finement les montants remontés est simple et il est également intéressant de souligner la capacité de l’assistant liste à afficher les résultats aux formats conditionnels déterminés au préalable.
Ce type de restitution peut être intéressant pour des suivis de recouvrement, des analyses clients et ventes, des suivis de factures, analyse du prix de matières, etc…
CLÉMENT TÉMOIGNE DE L’EFFICACITÉ D'INSIDE XL
« J’utilise énormément Inside XL. Je l’utilise pour intégrer des données (les budgets mensualisés par exemple), mais aussi pour extraire des données. J’ai besoin d’Inside XL pour monter mes tableaux de reportings qui comparent les données comptables avec les données budgétaires. Inside me permet d’extraire des données sur toutes les périodes que je souhaite.
L’assistant liste me permet d’aller dans le détail comptable, c’est-à-dire que cette fonction me permet si besoin d’avoir une vue sur toutes les opérations comptables. En contrôle de gestion, nous fonctionnons par nature de dépenses. Chaque rubrique correspond à un type de charge, donc chaque rubrique est constituée de plusieurs comptes comptables. L’assistant liste me permet d’aller voir en détails et dès que souhaité ce qui a été saisi comptablement dans chaque compte d’une même rubrique. Le point fort de l’assistant liste est que cela me permet d’extraire des données en fonction de plusieurs critères (dans la limite de mon paramétrage). Je peux donc faire des analyses sur des points très précis, sans nécessairement les avoir décidés à l’avance.
Cette fonctionnalité me permet de trier les informations que je souhaite et donc de me focaliser rapidement sur l’essentiel. »
Lohmann France
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Agriculture
Activité : Accouvage et élevage de poules pondeuses
Zone Géographique : Europe
LE CONTEXTE
Créée en 2001 et détenue par la holding allemande EW Group Gmbh, la Société Lohmann France est spécialisée dans l’accouvage et la commercialisation de poussins d’un jour destinés à être poules pondeuses.
La société maîtrise l’ensemble du cycle de production : de l'élevage des troupeaux parentaux à l'incubation des œufs, et de l'éclosion à la livraison.
Ces activités intégrées s’accompagnent de nombreux indicateurs de suivi : Suivi technique des troupeaux, transport, résultats de production au couvoir, reporting à la holding, et rapports règlementaires.
Lohmann France s’appuie sur le logiciel de comptabilité CEGID, et sur un logiciel en base Oracle développé par le groupe pour la production et l’élevage des volailles.
LE PROBLÈME RENCONTRÉ
La société Lohmann France doit rendre compte de son activité à sa holding en Allemagne, avec des demandes exigeantes en termes de fréquence et de finesse des indicateurs d’activité.
La direction financière est cependant confrontée à deux difficultés majeures dans la production de ses tableaux de bord :
- Le manque de souplesse dans l’accès à l’information : Les outils en place ne permettent que des extractions d’états prédéfinis, qui ne conviennent pas aux besoins transverses et spécifiques de la direction financière.
Les exports demandent ainsi de nombreuses opérations manuelles et fastidieuses, voire des doubles saisies qui ralentissent la production des tableaux de bord et nuisent à leur fiabilité.
- La difficulté de réconcilier dans une même analyse des informations provenant de sources diverses : les données de comptabilité et production provenant d’environnements différents, leur rapprochement nécessite de nombreux retraitements manuels (tables de correspondance, affectations de regroupements analytiques…) qui limitent le nombre et la fréquence des indicateurs produits.
LES ENJEUX MÉTIERS ET TECHNIQUES
- Capitaliser sur le développement spécifique réalisé en interne
Le logiciel de gestion des troupeaux et des œufs ayant été développé et adapté au fil des ans par la direction informatique du groupe, l’organisation de la base sur Oracle et la volumétrie ont été optimisées pour une fiabilité maximale.
L’intérêt est d’en tirer le bénéfice maximum sur un périmètre non rempli par l’outil transactionnel : la production de tableaux de bord, et ainsi viabiliser davantage le travail déjà réalisé.
- Permettre à la direction financière d’obtenir une meilleure visibilité de l’activité grâce à des indicateurs plus nombreux, plus fiables, plus réguliers, et automatisés.
- Supprimer les double-saisies, par conséquent le manque de fiabilité et les pertes de temps que celles-ci occasionnent.
LE DÉFI
Automatiser le reporting sur un périmètre multi-sources, et assurer à la direction informatique une mise en valeur des développements réalisés tout en respectant sa politique de sécurité.
LES BÉNÉFICES CONSTATÉS
Pour la Direction Financière :
- Des états sécurisés, mis à jour sans retraitements manuels,
- Un rapprochement simple d’informations jusqu’alors cloisonnées (comptabilité/production/ventes),
- Autonomie et prise en main de l’outil pour toutes évolutions futures,
- L’adaptation aux exigences de la holding.
Pour la Direction Informatique :
- La mise en valeur des très nombreuses informations collectées par l’outil de production développé en interne
- Le respect de la politique de sécurité et d’accès aux données
- L’autonomie plus importante du métier sur la production de tableaux de bord
Pour le groupe :
- Des rapports plus réguliers, plus riches, et plus fiables
- Une meilleure visibilité de l’activité
- Un coût réduit