Le reporting collaboratif : encore un rêve pour beaucoup d’entreprises
Dans ces marchés en pleines mutations que connaissent vos entreprises, il ne suffit plus de savoir produire, de vendre, d’exceller dans les process. Vous créez de la valeur pour et avec vos clients ! Encourager l’innovation, favoriser la co-création, partager l’information. Le reporting collaboratif est un enjeu majeur pour nombre des entreprises.
Le partage de l’information avec Excel est-il encore possible ?
Quels que soit les outils sophistiqués mis en place par les DSI pour faciliter la collaboration, sur de nombreux sujets financiers, Excel n’a pas été délogé de sa place d’outil « à tout faire » le plus utilisé. La limite de ce couteau suisse du Directeur Financier c’est que l’information est statique pour les utilisateurs d’Excel. Chaque service travaille sur ses propres prérogatives, réalise ses reportings sous Excel et les sauvegarde sur le serveur de l’entreprise. Pour permettre une diffusion de cette information, les reportings sont envoyés par mail aux différentes équipes ou mis à disposition sur le serveur commun, sur Google Drive ou le Cloud de l’entreprise. Les équipes peuvent ainsi avoir accès aux documents et les consulter à volonté.
Souvent, ces tableaux de bord sont complexes car ils comportent beaucoup d’informations issues de diverses sources (outils de gestion, saisies des utilisateurs, budget, etc.), des formules imbriquées… La construction du tableau ne faisant pas toujours sens pour ses lecteurs, le reporting n’est donc maniable que par l’auteur. Parfois, lorsque le tableau est consulté par un autre lecteur, il lui est impossible de le mettre à jour ou de le recalculer, sans peine d’obtenir un message d’erreur ou pire de « détruire » l’architecture du reporting…
Les atouts du reporting collaboratif
Pour répondre à ce manque d’accès à l’information, les outils du reporting collaboratif se sont largement développés, mettant à disposition des entreprises des moyens efficaces pour permettre une diffusion de l’information en temps réel et des données à tout moment justifiables. L’objectif de ces outils est de créer une dynamique collective pour gagner en productivité et qualité de travail. L’accès à l’information est sécurisée par un identifiant et un mot de passe, les utilisateurs peuvent à tout moment consulter un fichier auquel sont attachés des droits de lecture et d’écriture et peuvent ainsi recalculer le classeur avec les données du jour et tout ceci sans obligatoirement disposer d’Excel. Ces bibliothèques interactives s’implantent dans une économie du partage et du savoir et forment ainsi un avantage concurrentiel simple pour les entreprises d’aujourd’hui.
Rédigé par Stéphanie Cambianica
En bref
Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management et propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.
Quand l’urgence est le quotidien du contrôleur de gestion
Aujourd’hui, les actionnaires ou CODIRs de nombreuses grandes entreprises attendent les rapports sur l’état de l’activité dès le lendemain de la date d’arrêté de la période, du trimestre voire de l’exercice. Le temps réel est en passe de devenir le standard, l’urgence la règle.
Des reporting toujours plus en temps réel
Les données du mois dernier ne suffisent plus. Prendre les bonnes décisions et adapter la stratégie de l’entreprise dans un environnement en transformation est un exercice difficile. Les CODIRs exigent une connaissance fine et précise de l’activité pour les y aider.
Avec des moyens souvent inchangés, les équipes du contrôle de gestion doivent mettre les bouchées doubles et produire des reporting dans l’urgence avec un volume de données qui explose, au sein de Directions Financières résolument tournées vers une meilleure valorisation de la Data.
Un temps de contrôle important pour limiter le risque d’erreur avec Excel
Dans cette course contre la montre, les sources d’erreurs sont multiples. Les équipes se pressent. Elles collectent et traitent manuellement les données dans un tableur, le data-crunching leur prend beaucoup de temps, les copier/coller successifs ne sont pas sûrs et ne permettent pas de vérifier la provenance de l’information insérée dans le tableur. Les contrôles sont nécessaires mais chronophages car ils sont souvent faits manuellement, ligne par ligne parfois. Une erreur de saisie ou un oubli de vérification d’une cellule peut facilement passer à la trappe. La réconciliation des comptes est une étape délicate, et non automatisée, le risque d’erreur zéro n’existe pas.
Du fait de ces nombreuses opérations manuelles, le risque d’erreur est important et celui-ci augmente d’autant plus avec les délais urgents imposés. Les équipes du contrôle de gestion ont une épée de Damoclès au-dessus de leur tête. Au mieux leur réactivité est critiquée, au pire la qualité de leurs rapports est en danger.
Quelle nouveauté du côté des outils ?
De nombreuses solutions de Business Intelligence limitant le data-crunching par les équipes métiers tout en sauvegardant leur autonomie existent. En automatisant les reporting, certains outils de BI agile octroient à leurs utilisateurs beaucoup plus de temps à l’analyse. Et pour les meilleurs d’entre eux, sans complexité technologique.
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Un volume de DATA qui explose : Excel pourrait-il vous assurer un suivi de qualité des données à l’ère du Big Data
Selon une étude parue récemment dans Les Echos, la masse d’informations mondiale était de 100 millions Go en 2001, de 1,2 milliard en 2012 et sera de 35 milliards en 2020… soit en moins de 8 ans, un volume de données trente fois plus important ! Celles-ci sont issues des outils de gestion classiques des entreprises (Sage ou SAP par exemple), des données historiées ou externes, bien entendu des réseaux sociaux et des informations collectées sur les clients dans tous les nouveaux canaux digitaux et déjà bien sûr des premiers objets connectés.
L’exploitation de sources de données multiples : Excel est partout utilisé mais est-il toujours adapté ?
De nombreuses PME, mais aussi des ETI ou des divisions métiers de groupe stockent dans Excel les informations collectées puis les analysent, réalisant ainsi des reportings simples ou complexes mettant en relief l’information essentielle dont elles ont besoin. Grâce au tableur ou à d’autres outils plus évolués dans des entreprises plus richement dotées, La DATA est triée et mise à la forme souhaitée... Une question importante se pose partout, à laquelle les entreprises réfléchissent mais n’ont pas véritablement mis en place de réponses fiables : Comment s’assurer de l’exactitude des données provenant de tiers, d’outils ERP ou des réseaux sociaux ? Une fois les données regroupées sur un fichier Excel ou dans une base de données, le reporting créé et les résultats escomptés affichés, comment justifier un montant ou simplement une information erronée ? Les entreprises sont de plus en plus confrontées à ce problème : Excel permet à l’utilisateur métier de nettoyer les données mais n’est pas fait pour stocker un important volume d’information ; à l’inverse les outils dédiés à traiter le Big Data sont quant à eux exploités par des techniciens souvent bien loin du métier et du sens de la donnée. Le volume d’information grandissant en même temps que ses sources se multiplient, il devient crucial pour les entreprises de réussir à combiner le travail des hommes et des technologies d’aujourd’hui pour fiabiliser leurs données.
Des nouveaux outils présents sur le marché ?
La révolution fulgurante actuelle change les habitudes de la société et participe à l’explosion exponentielle du volume de données collectées. La masse d’informations créée encourage et favorise la création de nouveaux supports, de nouvelles méthodes et outils, voire de nouveaux métiers avec les recrutements qu’on commence à observer de Data Analyst, Data Scientists ou autres Chief Data Officer. Cette opportunité de création de valeur s’appuie sur une nouvelle génération d’outils dépassant les limites d’Excel et qui permettent à l’Homme de collecter, stocker, traiter, visualiser et utiliser les données d’une entreprise, quelle que soit sa source, avec un suivi de qualité permettant de s’assurer à tout moment de l’exactitude de l’information.
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Zoom-in et témoignage : la fonction recalculer avec la SPA
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Associatif
Activité : Première association de protection animale en France
Zone Géographique : France
UN MOT SUR LE CLIENT
Sylvie, Directrice Comptable à la SPA et manager d’une équipe de 7 personnes, coordonne les opérations comptables divisées en plusieurs tâches importantes. Elle est amenée à s’occuper notamment du suivi des opérations bancaires et comptables, de l’application des orientations de la direction, de l’élaboration du bilan, du compte de résultat et de ses annexes, des relations avec les CAC ou encore de veille sur l’activité du service.
ZOOM-IN : LA FONCTION DE RECALCUL
Quand le classeur Excel est en calcul automatique, le moteur d’INSIDE XL est lancé dès qu’une cellule stockant une formule Inside ou une cellule dépendante à une formule INSIDE est modifiée.
Cette méthode permet la réalisation de rafraichissement sélectif des cellules concernées par une modification.
Autre possibilité : la fonction « recalculer » qui permet de rafraîchir l’ensemble des cellules stockant une formule Inside en forçant le calcul par le bouton adapté.
Cette fonction est propre à INSIDE et se décompose en 3 recalcules distincts : sélection, pour remettre à jour une zone sélectionnée au préalable dans la feuille de travail ; feuille, afin de rafraichir la feuille complète ; classeur, pour recalculer l’intégralité du classeur.
SYLVIE TÉMOIGNE DE L’EFFICACITÉ D'INSIDE XL
« INSIDE XL me facilite mon travail et me fait gagner du temps. En termes d’efficacité, je n’hésite plus à traiter certains points qui me prenaient auparavant beaucoup de temps. Dans mon organisation, je programme plus souvent certains suivis.
Le besoin d’utiliser INSIDE s’est manifesté suite à l’utilisation de l’outil par le contrôle de gestion pour le suivi budgétaire. Aujourd’hui, je créé et j’exécute des requêtes pour le suivi de la comptabilité. En termes d’autonomie, INSIDE me permet un gain de temps quotidien considérable !
Quant à la formation sur la solution, elle a été effectuée en 2 temps : l’apprentissage de l’utilisation d’INSIDE au cours d’une première journée, et une réponse à mes besoins spécifiques et demandes précises dans un second temps. Il n’y a eu aucune perte de temps avec cette formation.
La fonction « recalculer classeur » m’est indispensable aujourd’hui pour remettre les données de mes fiches à jour. Je recalcule très souvent mes états pour faire des points comptables comme par exemple point fournisseurs, fiches de tiers, situation sur des comptes comptables, etc… Les mises à jour sont très rapides.
Avec SAGE 1000, je devais faire de nombreuses et longues manipulations pour avoir un suivi sur Excel. Je ne pouvais pas faire de mises à jour de ces fichiers. C’est désormais facile avec INSIDE XL. »
Présentation d'Inside : Comptabilité
Nous présentons dans cette vidéo l’outil de reporting Inside, qui vous permet, depuis n’importe quelle source de données, de fiabiliser et automatiser la production de vos tableaux de bord dans Excel, dans le domaine de la Comptabilité.