Le reporting collaboratif : encore un rêve pour beaucoup d’entreprises
Dans ces marchés en pleines mutations que connaissent vos entreprises, il ne suffit plus de savoir produire, de vendre, d’exceller dans les process. Vous créez de la valeur pour et avec vos clients ! Encourager l’innovation, favoriser la co-création, partager l’information. Le reporting collaboratif est un enjeu majeur pour nombre des entreprises.
Le partage de l’information avec Excel est-il encore possible ?
Quels que soit les outils sophistiqués mis en place par les DSI pour faciliter la collaboration, sur de nombreux sujets financiers, Excel n’a pas été délogé de sa place d’outil « à tout faire » le plus utilisé. La limite de ce couteau suisse du Directeur Financier c’est que l’information est statique pour les utilisateurs d’Excel. Chaque service travaille sur ses propres prérogatives, réalise ses reportings sous Excel et les sauvegarde sur le serveur de l’entreprise. Pour permettre une diffusion de cette information, les reportings sont envoyés par mail aux différentes équipes ou mis à disposition sur le serveur commun, sur Google Drive ou le Cloud de l’entreprise. Les équipes peuvent ainsi avoir accès aux documents et les consulter à volonté.
Souvent, ces tableaux de bord sont complexes car ils comportent beaucoup d’informations issues de diverses sources (outils de gestion, saisies des utilisateurs, budget, etc.), des formules imbriquées… La construction du tableau ne faisant pas toujours sens pour ses lecteurs, le reporting n’est donc maniable que par l’auteur. Parfois, lorsque le tableau est consulté par un autre lecteur, il lui est impossible de le mettre à jour ou de le recalculer, sans peine d’obtenir un message d’erreur ou pire de « détruire » l’architecture du reporting…
Les atouts du reporting collaboratif
Pour répondre à ce manque d’accès à l’information, les outils du reporting collaboratif se sont largement développés, mettant à disposition des entreprises des moyens efficaces pour permettre une diffusion de l’information en temps réel et des données à tout moment justifiables. L’objectif de ces outils est de créer une dynamique collective pour gagner en productivité et qualité de travail. L’accès à l’information est sécurisée par un identifiant et un mot de passe, les utilisateurs peuvent à tout moment consulter un fichier auquel sont attachés des droits de lecture et d’écriture et peuvent ainsi recalculer le classeur avec les données du jour et tout ceci sans obligatoirement disposer d’Excel. Ces bibliothèques interactives s’implantent dans une économie du partage et du savoir et forment ainsi un avantage concurrentiel simple pour les entreprises d’aujourd’hui.
Rédigé par Stéphanie Cambianica
En bref
Fondée et dirigée par Stéphane Robert depuis 10 ans, Essentiel Info simplifie le Data Management et propose des solutions décisionnelles Lean pour le pilotage d’activité et de trésorerie, le reporting réglementaire et la connaissance clients.
Collecter des données de qualité et les exploiter en toute confiance : c’est possible !
C’est le terme de saison avec ses compères Digital et Numérique : Le terme Data est dans toutes les bouches. Les moyens de collecte d’informations se multiplient. Nouveaux canaux de communication, web et réseaux sociaux ou autres informations collectées sur les clients, sources de données externes et déjà les IOT (vous savez, votre Frigo qui communique seul avec le Drive de votre distributeur préféré !).
L’Homme est-il la clef de la réussite ?
2 faits acquis pour commencer : les systèmes d’information sont au cœur de la stratégie de presque toutes les entreprises ; l’efficacité de ces systèmes et la qualité de l’information qu’ils traitent ont rendu incontournable la donnée pour les entreprises. Quel que soit le métier, tous les acteurs sont concernés, à la finance comme au marketing, au commercial autant qu’à la production, au supply chain comme aux ressources humaines.
Cependant, un constat est largement posé : seules, les données ne valent rien. Elles ont besoin d’être maîtrisées, analysées et exploitées par les collaborateurs de l’entreprise pour produire de la valeur ajoutée. Où on redécouvre qu’à l’heure naissante de l’Intelligence Artificielle et du Deep Learning, il est important d’investir sur l’Homme. C’est lui la clé de la réussite ! Il est nécessaire d’y sensibiliser les collaborateurs et de nombreuses organisations investissent pour leur donner tous les moyens de maîtriser les données.
Le simple Excel garant de la fiabilité des données ?
Comme chacun le sait, Excel est un tableur. Il permet la création de tableaux divers en 2 dimensions, liant formules et illustrations graphiques pour dynamiser le contenu. Au fils du temps, un milliard d’utilisateurs d’Office dans le monde ont exploité toutes les possibilités Excel pour collecter, stocker et traiter l’information. Par conséquent, l’usage qui en est fait dans la plupart des entreprises dépasse les visées initiales du petit logiciel. C’est pourtant lui qui est encore utilisé dans beaucoup d’endroits par les utilisateurs métiers pour vérifier la redondance d’une information, retraiter des données comptables ou clients.
Comment éviter le data crunching ? Ou encore réconcilier des données de différentes sources sans risque d’erreur ? Pour automatiser certaines manipulations et fiabiliser les données, nombreux sont les services qui recourent, au grand Dam de leur IT, à des compétences expertes en Excel, générant ainsi une dépendance des utilisateurs à un expert au sein d’un service. Une situation qui peut devenir gênante pour les entreprises.
Comment la BI agile répond aux limites d’Excel ?
Depuis quelques années, des outils de Business Intelligence agiles se sont développés, y compris chez Microsoft lui-même pour répondre aux limites d’Excel apportant de la liberté et de la souplesse aux entreprises. Sans complexité technique, il est aujourd’hui possible d’automatiser ses rapports et d’exploiter ses données en s’assurant de leur fiabilité tout au long de la construction des états, sans dépendance à l’IT ni à un expert Excel.
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Quand l’urgence est le quotidien du contrôleur de gestion
Aujourd’hui, les actionnaires ou CODIRs de nombreuses grandes entreprises attendent les rapports sur l’état de l’activité dès le lendemain de la date d’arrêté de la période, du trimestre voire de l’exercice. Le temps réel est en passe de devenir le standard, l’urgence la règle.
Des reporting toujours plus en temps réel
Les données du mois dernier ne suffisent plus. Prendre les bonnes décisions et adapter la stratégie de l’entreprise dans un environnement en transformation est un exercice difficile. Les CODIRs exigent une connaissance fine et précise de l’activité pour les y aider.
Avec des moyens souvent inchangés, les équipes du contrôle de gestion doivent mettre les bouchées doubles et produire des reporting dans l’urgence avec un volume de données qui explose, au sein de Directions Financières résolument tournées vers une meilleure valorisation de la Data.
Un temps de contrôle important pour limiter le risque d’erreur avec Excel
Dans cette course contre la montre, les sources d’erreurs sont multiples. Les équipes se pressent. Elles collectent et traitent manuellement les données dans un tableur, le data-crunching leur prend beaucoup de temps, les copier/coller successifs ne sont pas sûrs et ne permettent pas de vérifier la provenance de l’information insérée dans le tableur. Les contrôles sont nécessaires mais chronophages car ils sont souvent faits manuellement, ligne par ligne parfois. Une erreur de saisie ou un oubli de vérification d’une cellule peut facilement passer à la trappe. La réconciliation des comptes est une étape délicate, et non automatisée, le risque d’erreur zéro n’existe pas.
Du fait de ces nombreuses opérations manuelles, le risque d’erreur est important et celui-ci augmente d’autant plus avec les délais urgents imposés. Les équipes du contrôle de gestion ont une épée de Damoclès au-dessus de leur tête. Au mieux leur réactivité est critiquée, au pire la qualité de leurs rapports est en danger.
Quelle nouveauté du côté des outils ?
De nombreuses solutions de Business Intelligence limitant le data-crunching par les équipes métiers tout en sauvegardant leur autonomie existent. En automatisant les reporting, certains outils de BI agile octroient à leurs utilisateurs beaucoup plus de temps à l’analyse. Et pour les meilleurs d’entre eux, sans complexité technologique.
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Un volume de DATA qui explose : Excel pourrait-il vous assurer un suivi de qualité des données à l’ère du Big Data
Selon une étude parue récemment dans Les Echos, la masse d’informations mondiale était de 100 millions Go en 2001, de 1,2 milliard en 2012 et sera de 35 milliards en 2020… soit en moins de 8 ans, un volume de données trente fois plus important ! Celles-ci sont issues des outils de gestion classiques des entreprises (Sage ou SAP par exemple), des données historiées ou externes, bien entendu des réseaux sociaux et des informations collectées sur les clients dans tous les nouveaux canaux digitaux et déjà bien sûr des premiers objets connectés.
L’exploitation de sources de données multiples : Excel est partout utilisé mais est-il toujours adapté ?
De nombreuses PME, mais aussi des ETI ou des divisions métiers de groupe stockent dans Excel les informations collectées puis les analysent, réalisant ainsi des reportings simples ou complexes mettant en relief l’information essentielle dont elles ont besoin. Grâce au tableur ou à d’autres outils plus évolués dans des entreprises plus richement dotées, La DATA est triée et mise à la forme souhaitée... Une question importante se pose partout, à laquelle les entreprises réfléchissent mais n’ont pas véritablement mis en place de réponses fiables : Comment s’assurer de l’exactitude des données provenant de tiers, d’outils ERP ou des réseaux sociaux ? Une fois les données regroupées sur un fichier Excel ou dans une base de données, le reporting créé et les résultats escomptés affichés, comment justifier un montant ou simplement une information erronée ? Les entreprises sont de plus en plus confrontées à ce problème : Excel permet à l’utilisateur métier de nettoyer les données mais n’est pas fait pour stocker un important volume d’information ; à l’inverse les outils dédiés à traiter le Big Data sont quant à eux exploités par des techniciens souvent bien loin du métier et du sens de la donnée. Le volume d’information grandissant en même temps que ses sources se multiplient, il devient crucial pour les entreprises de réussir à combiner le travail des hommes et des technologies d’aujourd’hui pour fiabiliser leurs données.
Des nouveaux outils présents sur le marché ?
La révolution fulgurante actuelle change les habitudes de la société et participe à l’explosion exponentielle du volume de données collectées. La masse d’informations créée encourage et favorise la création de nouveaux supports, de nouvelles méthodes et outils, voire de nouveaux métiers avec les recrutements qu’on commence à observer de Data Analyst, Data Scientists ou autres Chief Data Officer. Cette opportunité de création de valeur s’appuie sur une nouvelle génération d’outils dépassant les limites d’Excel et qui permettent à l’Homme de collecter, stocker, traiter, visualiser et utiliser les données d’une entreprise, quelle que soit sa source, avec un suivi de qualité permettant de s’assurer à tout moment de l’exactitude de l’information.
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Zoom-in et témoignage : la fonction d'Assistant Liste avec SFERIS
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Travaux Publics
Activité : Maintenance et Travaux ferroviaires
Zone Géographique : France
UN MOT SUR LE CLIENT
Clément est contrôleur de gestion chez SFERIS. Il a la responsabilité du suivi budgétaire des structures sièges (département commercial, RH, QSE, services généraux, formation, communication, DSI, et juridique), de l’analyse mensuelle effectuée grâce à Inside XL pour ensuite présenter les différents reportings de ces structures aux responsables budgétaires.
ZOOM-IN : L'ASSISTANT LISTE
L’assistant liste permet à l’utilisateur d’afficher, avec une seule requête, une quantité d’informations déterminée par un nombre de champs souhaité avec des agrégats, des sous totaux et des fonctions de calcul. Toutes les options de restitution sont personnalisables : tableau classique, tableau office (piloté en partie par Excel) ou Tableau Croisé Dynamique. La possibilité de détailler finement les montants remontés est simple et il est également intéressant de souligner la capacité de l’assistant liste à afficher les résultats aux formats conditionnels déterminés au préalable.
Ce type de restitution peut être intéressant pour des suivis de recouvrement, des analyses clients et ventes, des suivis de factures, analyse du prix de matières, etc…
CLÉMENT TÉMOIGNE DE L’EFFICACITÉ D'INSIDE XL
« J’utilise énormément Inside XL. Je l’utilise pour intégrer des données (les budgets mensualisés par exemple), mais aussi pour extraire des données. J’ai besoin d’Inside XL pour monter mes tableaux de reportings qui comparent les données comptables avec les données budgétaires. Inside me permet d’extraire des données sur toutes les périodes que je souhaite.
L’assistant liste me permet d’aller dans le détail comptable, c’est-à-dire que cette fonction me permet si besoin d’avoir une vue sur toutes les opérations comptables. En contrôle de gestion, nous fonctionnons par nature de dépenses. Chaque rubrique correspond à un type de charge, donc chaque rubrique est constituée de plusieurs comptes comptables. L’assistant liste me permet d’aller voir en détails et dès que souhaité ce qui a été saisi comptablement dans chaque compte d’une même rubrique. Le point fort de l’assistant liste est que cela me permet d’extraire des données en fonction de plusieurs critères (dans la limite de mon paramétrage). Je peux donc faire des analyses sur des points très précis, sans nécessairement les avoir décidés à l’avance.
Cette fonctionnalité me permet de trier les informations que je souhaite et donc de me focaliser rapidement sur l’essentiel. »