Témoignage client : Olivier WOLF, Directeur Général Adjoint du groupe les HÔTELS DE PARIS
« Comme vous le savez, l’arrivée de nouveaux acteurs tels que Booking.com ou des sites tels que Trip Advisor mettent la pression sur les Hôteliers à la fois sur les prix et sur la qualité de service. Les récents attentats en France et la baisse de la Fréquentation à Paris ajoutent une pression supplémentaire qui impose la maîtrise parfaite de nos coûts. La conduite d’une trentaine d’Hôtels telle que le Groupe que je dirige pour Mr MACHEFERT est devenu un exercice de très grande précision ou la connaissance en temps réel des évolutions d’activité et la réactivité jouent un rôle clé.
La masse salariale, nous avons 400 collaborateurs, et son efficacité est bien sûr un sujet d’attention particulier.
Avec la collaboration d’ESSENTIEL INFO et grâce à la solution Inside XL, nous sommes désormais capables de dessiner facilement les états nécessaires au suivi de nos 23 Hôtels. Ces états sont produits automatiquement chaque mois par la DRH et la DAF à l’aide d’une connexion directe sur notre logiciel de Paye Sage 1000, notre logiciel de comptabilité Sage 1000 et grâce à la récupération des données nécessaires provenant de FIDELIO notre outil d’exploitation hébergé en Allemagne.
Nous injectons aussi des données de prévisions, avec plusieurs révisions budgétaires dans l’année, dans une seule base grâce à Inside Studio.
Cela constitue un gain de temps et de fiabilité très précieux dans un groupe tel que le nôtre où la structure support est resserrée et où la part de l’opérationnel dans le quotidien des directeurs est très forte. Inside XL ne nécessite pas de fortes compétences techniques et j’ai moi-même par exemple la possibilité d'apporter des modifications à ces tableaux de bord ou de faire des analyses particulières sans dépendre de l’informatique ou du Contrôle de gestion.
L’apport de la solution apportée par ESSENTIEL INFO est significatif. De 3 jours à produire un reporting combinant les différentes données pour l’ensemble des Hôtels nous produisons maintenant ce reporting en 1 heure. Nous avions fait le test avec BO et les éditions pilotées proposées par Sage, mais l’extraction des données analytiques, et notamment le calcul des imputations de salaires pour les collaborateurs travaillant sur plusieurs Hôtels nous demandait des retraitements importants. Ce sujet est maintenant géré via une simple table détaillant les imputations du temps des collaborateurs par Hôtels.
La mise en place d’Inside XL me permet de mettre des chiffres sur la perception intuitive que nous avons des pratiques au sein des différents hôtels et la possibilité de croiser des données de budget, comptable, d’exploitation, de réservation et de paye est précieuse pour l’analyse.
Je terminerai en disant que les équipes ESSENTIEL INFO sont extrêmement sympathiques, en plus d’être professionnelles et que je les recommande vivement. »
Olivier WOLF, Directeur Général Adjoint du groupe Les HÔTELS DE PARIS.
FICHE D’IDENTITÉ
Secteur : Hébergement Restauration
Activité : Hôtellerie
Zone Géographique : FRANCE et MAROC
UN SECTEUR EN MUTATION ET UNE FRÉQUENTATION TOURISTIQUE EN BERNE
Les HÔTEL DE PARIS, est un groupe d'Hôtels qui a été fondé en 1992 par M. Patrick MACHEFERT et Mme Christiane DERORY. Il est aujourd'hui le 1er groupe d'Hôtels parisiens indépendant et compte 28 Hôtels. L’ensemble des services administratifs sont centralisés (finance, réservation, ressources humaines…) pour permettre aux managers d’hôtels de se consacrer uniquement à leurs clients et leurs équipes. L’exigence quotidienne est donc forte pour une équipe de Direction resserrée qui gère près 400 collaborateurs et près de 30 centres de profit à PARIS, ST-TROPEZ et MARRAKECH.
Le groupe se retrouve à devoir faire face à de nombreux défis :
• Maîtriser la qualité de service que l’arrivée d’un nouveau type de concurrence (AirBnB) ou la généralisation de site d’avis (Trip advisor) imposent d’améliorer encore,
• Gérer des conditions de marché difficiles avec une pression sur les prix qu’un Booking.com renforce en imposant d’afficher le prix le plus bas sur internet, et faire face à l’impact des attentats en France qui entrainent une baisse de la fréquentation touristique à Paris.
Dans ce contexte, une refonte de la comptabilité analytique pour permettre une imputation plus fine des produits et des charges par services (restauration, hébergement,…) met à disposition davantage d’informations dont il faut vérifier la qualité et trouver le temps d’exploiter.
• Maitriser l’internationalisation de l’activité avec la gestion d’un hôtel au MAROC.
LES ENJEUX MÉTIERS ET TECHNIQUES
Ainsi, le groupe se retrouve à devoir maîtriser sa rentabilité au plus près, notamment ses marges sur coût variables alors que l'information est dispersée dans différentes sources d'information et que les moyens informatiques à disposition sont ceux d'un groupe privilégiant "la légèreté".
Jusqu’alors la réalisation des reportings RH se faisait via un générateur d’état à partir du logiciel de paye Sage 100 mais nécessitait des retraitements notamment pour l’imputation des salaires des personnels affectés à plusieurs établissements.
LE DÉFI
C’est dans ce contexte particulièrement changeant et concurrentiel que les Hôtels de Paris se retrouvent à devoir disposer des informations nécessaires pour pouvoir s’adapter et poursuivre le développement de leur activité.
LES BÉNÉFICES CONSTATÉS
Avec ESSENTIEL INFO et la mise en place d’Inside XL (un requêteur multi sources simple), couplée à la très bonne connaissance des sujets métiers par LES HOTELS DE PARIS, ces derniers ont désormais à disposition dans un environnement d’analyse simple (Excel like) l’ensemble de l'information nécessaire aux suivis des collaborateurs et de la productivité.
Grâce à cette solution souple, la Direction des Ressources Humaines peut :
• Dessiner sans compétences expertes les nouveaux états d’analyse nécessaires,
• Produire chaque mois des états automatisés, avec un gain de temps et de fiabilité précieux,
• Mesurer les meilleures pratiques de ses différents hôtels,
• Avoir des indicateurs évolués, croisant plusieurs types de données, pour piloter informé.
SFERIS retient ESSENTIEL INFO
Créé en 2012, SFERIS est devenu en moins de 5 ans un acteur de premier plan de la sécurité, de la maintenance et des travaux sur réseaux ferrés. Spin off de la SNCF, la start-up du service ferroviaire propose une offre large : sécurisation des chantiers, entretien de voie ferrée, caténaires, signalisation ferroviaire, expertise chantier, conseil et formation ferroviaire. Passé d'une poignée de personnes à plus de 800 salariés en moins de 10 ans, il a été impératif pour SFERIS de savoir grandir et simultanément de gérer (savoir exactement sur quels chantiers travaille chaque salarié, sur quelle tranche horaire et à quel coût).
Il a fallu évidemment accompagner cette hyper-croissance.
L'équipe de management de départ était resserée mais expérimentée et a tout de suite fait
le choix d’outils comptables et de paie robustes.
L'activité amène des équipes venant de plusieurs sites
et composées de personnels pluri disciplinaires à intervenir sur un ou parfois
plusieurs chantiers simultanément. Les suivis des temps et des charges
externes et internes (Location de matériel, utilisation de matériel propre...)
ont très vite été complexes en terme de gestion des équipes et de
pilotage de la marge. À côté de la comptabilité et de la paye, le
paysage IT a été en évolutions successives pour accompagner la croissance exponentielle du
suivi des frais et les planifications des temps. Les changements de
prestataires de services et les fichiers de données associés ont apporté encore
plus de difficulté au défi de la croissance bien gérée.
L' expérience personnelle d'un DGA Finance passé par la direction de plusieurs
entités de la SNCF avait forgé sa conviction que pour accompagner efficacement une
transformation accélérée il était nécessaire de construire en avançant. Les outils légers commercialisés par Essentiel info ont permis de faire rapidement les liens nécessaires entre les systèmes de données, en intégrant facilement le savoir faire accumulé par l'équipe de Management. Il a surtout permis une évolution sans heurt au fil de l'eau.