Le reporting financier collaboratif et partagé
Amorce efficace d’une transformation par les données.
En terme d’outils de reporting comptable et financier d’entreprise notre expérience recense 2 types de situations :
Pour le reporting financier : Dans les PME, Excel est la solution la plus largement utilisée pour manipuler des données comptables et produire des états financiers. La croissance de l’activité rend souvent cet usage inadapté (volumétrie, temps de traitement, dépendance à des compétences clés, sécurité…)
Dans les organisations de plus grandes tailles, tels que les groupes de sociétés : les Directions des Systèmes d’Information ont travaillé pour organiser et structurer l’accès à la donnée et produire des reporting normés via des progiciels dédiés. Ces logiciels de reporting financier, dont un nouveau représentant apparaît régulièrement, sont bien connus des Daf.
Malgré cela - y compris dans les groupes équipés d’outils dédiés - l’usage du tableur microsoft continue de prospérer lorsqu’il est question de reporting financier.
Pour quelles raisons ?
A notre avis, l’autonomie que cet outil donne aux utilisateurs et la maîtrise pour ces derniers d’un environnement simple pour compiler, manipuler et présenter des données est aujourd’hui encore inégalée malgré ses limites. Cette capacité d’adaptation permet à chaque collaborateur d’apporter une brique singulière au processus de construction des différents états financiers.
Quels sont les enjeux en terme de transformation Digitale ?
Le reporting financier, par le partage de mesure d’activités et d’objectifs sur les ressources et les charges offre un excellent prétexte pour associer les utilisateurs à la définition des changements. Son avatar : le processus d’élaboration budgétaire le 1er maillon le plus efficace d’une politique de transformation digitale conduite par la donnée financière.
En résumé, fonder la collaboration sur du concret, de la transparence et du sens pour responsabiliser, et améliorer la qualité des données et des décisions est très efficace. Cela semble d’autant plus nécessaire que la taille de l’organisation éloigne certains acteurs clés des opérations. Pour une de nos clients en charge de l’Operational Performance Strategy dans une entreprise multinationale « Organiser le pilotage financier autour d’outils simples est une vraie force pour les grandes organisations car cela permet de responsabiliser les acteurs à différents niveaux de l’organisation. Donner la possibilité à ces acteurs d’analyser de l’information validée et partagée, c’est aussi leur permettre d’identifier les défaillances dans les process opérationnels et traiter les dérives à la source. »
Cela est résumé en une phrase par le DSI d’un de nos clients loueur de véhicules longue durée : « Nous prenons chaque jour un peu plus conscience que le pilotage de notre projet de changement d’ERP doit se faire par le sens . La diffusion élargie du reporting Financier y a largement contribué. »
Notre pratique nous a montré que pour faciliter l’accompagnement aux changements, il existe deux éléments clés :
- Établir des consensus
- sur la situation de départ,
- le but à atteindre,
- et les changements à conduire,
- Simuler les effets réels de ces changements.
Un reporting financier largement partagé peut ainsi présenter un autre avantage : il est facilitateur de la transformation car il augmente la conscience du lien entre appropriation des process et qualité de l’information restituée. Quel DG ou Directeur commercial ne s’est pas posé la question un jour de la véracité d’un chiffre et a cherché à le justifier en allant chercher le détail ? Il en va de même pour les différents acteurs intéressés par le partage de cette donnée.
Un reporting financier partagé va étendre ce réflexe et cette conscience du lien entre qualité d’un résultat présenté et qualité de la donnée unitaire. Il permet d’évoluer d’une simple édition d’états vers un reporting analytique plus efficace.
C’est un vrai bénéfice aussi dans la pratique de la DSI. La conscience des liens entre données et indicateurs restitués, stimule l’appropriation du sens des process par les collaborateurs.
Ainsi, comme l’exprime un autre Directeur Financier d’une entreprise ayant connus de grands changements dans ses activités : « C’est la compréhension partagée du métier de l’entreprise et la finesse du référentiel, qui permet de passer facilement des indicateurs chiffre d’affaires et parts de marché attendus par le Fondateur hier, aux indicateurs sur la rentabilité demandés par l’actionnaire principal aujourd’hui. C’est aussi un référentiel de qualité et des outils simples qui permettent aux opérationnels d’avoir la vue sur l’utilisation des ressources qui les intéressent au jour le jour pour que l’entreprise soit "analytique" jusqu’au plus près des opérations ».
Pour conclure, le large partage du reporting financier permet :
- D’augmenter la conscience du lien entre qualité des données saisies et indicateurs restitués,
- Stimule l’appropriation du sens des process par les utilisateurs, et donc leur permet au besoin de les adapter,
- Favorise les occasions d’échanges sur la base de faits connus et concrets,
Il peut-être en cela une amorce efficace d’une politique de transformation plus large conduite par les données.
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Pour compléter votre lecture : la définition du reporting financier et analytique
